Zarządzanie zespołami bez względu na ich liczebność bazuje na czterech podstawowych filarach: planowanie, organizacja, kontrolowanie i motywowanie. Jeśli lider jest skuteczny w tych czterech obszarach to możemy mówić o zespole zmotywowanym oraz efektywnym. Jednak i takie zespoły mają tak zwane wąskie gardła oraz napotykają na problemy. Kluczowa rola managera jest rozwiązywanie problemów.
Jakie są narzędzia managerskie do rozwiązywania problemów, wprowadzania innowacji i kontrolowania jakości?
Pierwszym, najbardziej podstawowym jak i najbardziej rozpowszechnionym narzędziem grupowego konstruowania rozwiązań jest burza mózgów. Metoda ta, polega na twórczym proponowaniu różnorodnych rozwiązań, a potem w wyniku na przykład dyskusji lub głosowania wyboru jednego, dwóch pomysłów do wdrożenia. Kluczem w tej metodzie jest wybór członków zespołu, którzy w czasie spotkania będą proponowali swoje rozwiązania. W skład zespołu powinien wchodzić: lider, specjaliści z danej tematyki, największy leń (osoba najmniej zmotywowana do działania), krytyk (osoba, która ma skłonność do podważania i krytykowania), a także osoba obiektywna, nieznająca wcześniej tematyki problemu.
Na zaplanowanym spotkaniu, prezentujemy problem do rozwiązania, a następnie wszyscy podają swoje propozycje – mogą to robić w formie pisemnej lub ustnej. Na tym etapie nie można krytykować, ani odnosić się do pomysłów, akceptujemy i zapisujemy wszelkie pomysły. Kiedy ten etap się zakończy, przechodzimy do kolejnego, czyli dyskusji w której na wstępie odrzucamy pomysły, które z przyczyn technicznych są niemożliwe do zrealizowania. W wyniku dyskusji wyłonią się dwa, nieraz i trzy rozwiązania. Na koniec wyznaczamy osoby odpowiedzialne za wdrożenie działań w organizacji.
Kolejnym narzędziem rozwiązywania problemów jest metoda „five-why”. Metoda 5 razy dlaczego pozwala na zdiagnozowanie przyczyn danej sytuacji i podjęcie działań naprawczych. W tym narzędziu kluczowe jest prawidłowe i zrozumiałe dla wszystkich opisanie problemu, do którego później stawiamy pytanie dlaczego? Odpowiedź na nie piszemy poniżej i po raz kolejny zadajemy pytanie dlaczego? (to pytanie zadane jest do wcześniejszej odpowiedzi, a nie do głównego problemu). Tą czynność powtarzamy jeszcze 3 razy, po to aby finalnie sformułować błąd, nieprawidłowość w stosunku do której należy opracować działania naprawcze.
Narzędziem bardziej rozbudowanym jest diagram Ishikawy, potocznie nazywany diagramem ryby. Japoński teoretyk zarządzania stworzył diagram przyczynowo-skutkowy. W pierwszy kroku należy należy narysować oś poziomą i na jej grocie sformułować dany błąd, problem. Następnie rozpoczyna się analizę polegającą na zdiagnozowaniu wszystkich przyczyn wystąpienia danej sytuacji. Ishikawa wśród przyczyn wymienił pięć podstawowych składowych – określanych w skrócie 5M – z angielskiego Manpower (ludzie), Methods (metody), Machinery (maszyny), Materials (materiały) i Management (zarządzanie). W zależności od specyfiki można dodać również swoje kategorie np. Środowisko. Podane przyczyny zapisujemy w formie pochyłych strzałek prowadzących do osi poziomej, na której sformułowany jest problem. Następnie do każdej z nich dopisujemy poszczególne podprzyczyny, które powinny być rozpatrywane indywidualnie jako problemy do rozwiązania. Następnie ze wszystkich wypisanych podprzyczyn należy wybrać 3-4, które w sposób szczególny wpłynęły na wystąpienie problemu i sformułować wnioski do dalszej pracy. Mocną stroną tej metody jest szerokie i wieloaspektowe zdiagnozowanie przyczyn zaistniałego problemu oraz ustalenie ich wzajemnych zależności.
Sztuka szukania rozwiązań i wdrażania ich w pracę zespołu są kluczowymi umiejętnościami managera. Wykorzystując powyższe narzędzia w sposób efektywny i przede wszystkim zespołowy rozwiązywanie problemów stanie się znacznie prostsze.
