W wielu firmach, z którymi pracuję istnieje kultura spotkań zespołu. Taki ?apdejcik?, który ma poprawić komunikację. Spotkanie takie organizowane jest po to, żeby członkowie zespołu mogli przedstawić aktualny stan prac w projekcie, którym się aktualnie zajmują. Koniecznie osobiście, face to face lub podczas wideokonferencji?.
Co ciekawe, tego typu spotkania oceniane są jako bardzo produktywne i niezbędne. Ale czy na pewno ? Czy rzeczywiście poprawiają komunikację ? Niekoniecznie?
Przykład ? Brałem udział w spotkaniach, na które zaproszeni byli programiści, dział marketingu i dział sprzedaży. Mówiąc szczerze, programiści średnio byli zainteresowani tym jak wygląda bieżący stan działań marketingowych, a sprzedażowcy i marketingowcy prawie zasypiali podczas dyskusji o szczegółach technicznych tworzonej aplikacji. Rozumiem i jedną i druga stronę.
Sprawa staje się jeszcze bardziej interesująca, kiedy okazuje się, że spotkania które dotyczą technicznej realizacji projektu nie mogą się odbyć, ponieważ właśnie w tym czasie programiści biorą udział w spotkaniu na którym bardzo się nudzą. Czy to nie błędne koło ?
Jeśli naprawdę potrzebujemy dobrej komunikacji, być może lepszym sposobem będzie przygotowanie krótkich notatek przez członków zespołu, które zostaną następnie udostępnione wszystkim zainteresowanym.
Czas to pieniądz
Wyobraźmy sobie, że mamy 10 osobowy zespół, który spotyka się żeby przedstawić stan prac. Jeżeli każda osoba potrzebować będzie około 15 minut na przedstawienie stanu prac, to łącznie mamy 150 minut, czyli 2.5 godzinne spotkanie, a to daje 1500 osobo-minut, no bo przecież każda z 10 osób jest na spotkaniu przez cały czas jego trwania.
A co jeśli zrealizujemy podsumowanie w formie pisemnych raportów? Jeśli każda osoba spędzi 15 minut pisząc krótki raport, to skonsumujemy 150 minut na napisanie raportów, jednak zapoznanie się z nimi zajmie znacznie mniej czasu, ponieważ średnio jesteśmy w stanie czytać (przeglądać) dokument około 10 razy szybciej niż słuchać. A więc na zapoznanie się z raportami wszystkich członków zespołu łącznie poświęcimy około 15 minut. Czyli do czasu przygotowania raportu dodamy 150 osobo-minut na ich przeczytanie. To daje łącznie 300 wobec 1500 osobo-minut, a więc forma pisana pozwala nam przeprowadzić podsumowanie 5 razy szybciej.
Jeżeli nawet przyjmiemy, że piszemy wolniej i każdy potrzebuje 30 minut na napisanie raportu. To łącznie 300 osobo-minut na przygotowanie podsumowanie. I załóżmy jeszcze, że jednak wolniej czytamy i przyswajamy słowo pisane, a więc na zapoznanie się z raportami potrzebujemy 3 minut na każdy, czyli łącznie 300 dodatkowych osobo-minut. To daje łącznie 600 wobec 1500 osobo-minut. Nadal to 2.5 razy szybciej niż przy tradycyjnym spotkaniu.
Jakie są inne korzyści przygotowania podsumowania w formie pisanej ? Jest ich kilka.
Po pierwsze pisząc raport każda osoba w zespole skupi się na sprawach najważniejszych. Z kolei osoba czytająca pominie zagadnienia, które są dla niej nieistotne.
Po drugie, zorganizowanie spotkania wymaga dostępności uczestników w tym samym czasie, skoordynowania ich kalendarzy, być może podróży oraz zapewnienie odpowiednich mediów. W przypadku podejścia drugiego zarówno przygotowanie, jak i zapoznanie się z raportami może być zrealizowane przez każdą osobę w najbardziej dogodnym dla niej miejscu i terminie.
Wreszcie, czego zapewne wielu z Was doświadczyło podczas takich spotkań, każdy próbuje komentować lub zgłaszać uwagi do tego, co przekazuje inny uczestnik spotkania. Celem tych komentarzy lub uwag jest często pokazanie swojej ważności w projekcie, jednak nie ma to nic wspólnego z rzeczywistą wartością dla projektu, a ma na celu przede wszystkim uciekanie od istoty sprawy i pokazania ewentualnych problemów.
Podsumowując, o ile spotkania rozpoczynające projekt (kick-off) lub takie, podczas których omawiany najbliższe, kluczowe działania mają sens, o tyle spotkania dotyczące stanu prac można zrealizować w innej formule, a zaoszczędzony czas może zostać wykorzystany do realizacji innych zadań.
Przy okazji polecam książkę „Business Without the Bullsh*t”(autorem jest Geoffrey James), która doskonale oddaje rzeczywistość wielu biznesów i zawiera wiele cennych rad.
