Kryzys to sytuacja, która najczęściej pojawia się niezapowiedzianie i nagle. Obecne wydarzenia, kiedy światem rządzi koronawirus zmuszają każdego z nas w większym lub mniejszym stopniu do zmian. Największe zmiany oraz podejmowanie kluczowych decyzji spoczywa na barkach rządzących oraz na dyrektorach firm i przedsiębiorstw.
Czym jest i na czym polega zarządzanie kryzysowe?
W kryzysie cenna i kluczowa jest informacja, stąd pierwszym krokiem zarządzania kryzysowego jest nadanie biegu przepływu informacji w strukturze organizacji. Informacje są bardzo cenne, bowiem pomagają w zdefiniowaniu źródła kryzysu oraz stworzeniu planu naprawczego. Kluczowe znaczenie w zarządzaniu kryzysowym przypisuje się również identyfikacji obszarów na które kryzys ma bezpośredni wpływ, ponieważ niespodziewane wydarzenia zazwyczaj powodują reakcję łańcuchową kolejnych przyczyn i skutków. Kluczowe jest zatem zidentyfikowanie tych zmiennych, które odpowiadają za tworzenie się efektu kuli śnieżnej, a potem opracowanie strategii naprawczej. Pomocne mogą okazać się burze mózgów czy Diagram Ishikawy inaczej nazywany diagramem ryby. Dzięki takim narzędziom można zdefiniować konkretne przyczyny i skutki kryzysu oraz sformułować strategie naprawcze. W zarządzaniu kryzysowym przydatna jest także analiza SWOT.
W zarządzaniu kryzysowym poza informacją, kluczową rolę odgrywa czas i przywództwo zorientowane na cel. Jak podaje Palmer w książce Przywództwo doskonałe „kiedy organizacja znajduje się w sytuacji kryzysowej, reguły kolegialnego przywództwa muszą zostać odłożone na bok. Pojawia się wtedy potrzeba bardzo konsekwentnego przywództwa. Nie ma zbyt wiele czasu, by deliberować i bez końca dyskutować. Lider musi wysunąć się na prowadzenie i przyjąć osobistą odpowiedzialność za to, co się dzieje […] Kiedy kryzys minie, lider powinien zluzować wodze i pozwolić władzy spłynąć w dół hierarchii. Ma to duże znaczenie dla długoterminowego zdrowia organizacji”. Twoim zadaniem jako lidera jest zdefiniowanie problemu, wskazanie wąskich gardeł i przede wszystkim kierunku dalszych działań.
Zazwyczaj w organizacjach zwołuje się sztab kryzysowy, który składa się ze specjalistów z danych dziedzin. W kryzysie, warto bazować na opiniach zaufanych doradców oraz specjalistów, gdyż pracownicy często mało obiektywie spoglądają na sprawę, a także ich doradcami zazwyczaj są emocje, a w zarządzaniu kryzysowym kluczowe są fakty i często konkretne statystki.
Zarządzanie kryzysowe zazwyczaj może dotyczyć jednej z trzech grup problemów. Pierwsza z nich to zarządzanie kryzysem finansowym, druga to zarządzanie kryzysem strategicznym, kolejna operacyjnym. We wszystkich rodzajach kluczowy jest etap diagnozy – czyli wskazania co jest przyczyną kryzysu i jakie obszary działalności firmy są zagrożone oraz etap wdrożenia planu naprawczego. W czasie kryzysu, firma powinna znaleźć się w stanie gotowości, co wymaga wskazania liderów odpowiedzialnych za określone zadania i wprowadzenie odpowiednich procedur. W zarządzaniu kryzysowym istotne jest ustalenie celu głównego i opracowanie celów szczegółowych.
Zarządzanie kryzysowe należy w pierwszej kolejności rozpocząć od zidentyfikowania ryzyka (określenia kryteriów), następnie wykonania oceny ryzyka (stworzenie wykazu możliwych sytuacji ryzykownych), a w trzeciej fazie opracować plan naprawczy (wskazanie metody zarządzania ryzykiem, zorganizowanie procesu wdrażania planu). Kolejny etap to decyzje i działania w obszarze zarządzania ryzykiem, czyli nic innego jak zdefiniowanie priorytetów, wybór odpowiednich narzędzi, a także optymalizacja. Ostatni etap to ocena podjętych działań, kontrola, monitoring.
Podsumowując, kryzys zazwyczaj kojarzy się negatywnie i wywołuje w nas skrajne emocje. Natomiast można w nim także dostrzec wiele różnych szans chociażby na weryfikację dotychczasowych strategii oraz identyfikację potencjalnych słabych stron.
Źródło: Palmer, R., Przywództwo doskonałe, wyd. Wolters Kluwer, Warszawa 2013.
