Jak już wspomniano we wcześniejszym artykule pod tytułem: Czy praca zdalna zostanie z nami na dłużej? istnieje duże prawdopodobieństwo, że część z nas będzie pracować w trybie zdalnym 1-2 dni w tygodniu, a może nawet przez 100% czasu. Jakie są podstawowe zasady pracy zdalnej by była ona efektywna?
Po pierwsze zdefiniujmy czym jest efektywność i wydajność pracownika w świetle uroków pracy zdalnej. Przede wszystkim jest to realizacja określonych przez pracodawcę zadań i obowiązków w określonym czasie, a także obecność na spotkaniach on-line oraz bycie pod telefonem. Jednostka czasu, czyli czy poświęcimy na zadanie godzinę czy 8 godzin w tym przypadku z punktu widzenia pracodawcy schodzi na dalszy plan. Celem jest zrealizowanie, „dowiezienie” zadania. Aby tego dokonać należy posiadać plan. Rozpisz zadania, które powinieneś zrealizować kolejnego dnia, uwzględnij wszelkie deadline’y i priorytety. Swoją pracę zaplanuj w dniu poprzedzającym. Siadając rano do laptopa lista zadań, ewentualnie nawet harmonogram powinien być już gotowy, a ty musisz wiedzieć od czego zacząć dzień pracy. Planując czas nie nakładaj sztywnych ram, pozostaw sobie rezerwę czasu, zaplanuj góra 80%, a najlepiej 60% czasu, resztę pozostaw na tak zwane nagłe pożary i sytuacje, które nie były zaplanowane wcześniej.
Kolejna rzecz to określanie priorytetów, nadanie znaczenia pewnym zadaniom. Zadania można podzielić na ważne i mniej ważne oraz na te które wymagają dużej ilości skupienia, kreatywności oraz takie, które wykonujemy schematycznie. W zależności od twojej energii do pracy zaplanuj dane zajęcia. Prace monotonne, schematyczne, powtarzalne zaplanuj na okres spadków energii czyli np. po posiłkach, rano kiedy jesteś typem sowy lub wieczorem kiedy jesteś typem skowronka. Natomiast zadania wymagające dużego zaangażowania, kreatywności i skupienia uwagi planuj w tej porze dnia kiedy twoja efektywność jest największa. Ponadto zadania wymagające 2 – 3 minut realizacji wykonaj od razu, nie odkładaj na później.
W przypadku zadań do których trudno jest Ci się zmotywować, spróbuj podzielić je na mniejsze etapy. Nagradzaj się – np. przeglądaniem portalu informacyjnego po zrealizowaniu zadania. Pracuj ze stoperem lub zainstaluj sobie aplikacje np. tomato które pozwalają na odmierzanie czasu np. 50 minut pracy i 10 minut przerwy. Ogranicz pożeracze czasu – wycisz telefon, znajdź stałe miejsce do pracy bez tak zwanych rozpraszaczy i przede wszystkim przebież się i usiądź przy stole z laptopem. Praca w łóżku w piżamie z góry w większości przypadków zdana jest na porażkę. Poleca się, by przed przystąpieniem do pracy zdalnej, zorganizować miejsce pracy – biurko, fotel oraz najważniejsze: sprzątnąć otoczenie – odłożyć interesującą lekturę, czy też pilot, w takie miejsce, by nie znajdowały się w zasięgu wzroku. Zachowamy naturalny rytm dnia, kiedy nie będziemy pracować w piżamie:)
Efektywna praca zdalna nieodzownie związana jest z umiejętnością definiowania celów, planowania oraz zarządzania czasem. Stosując się do powyższych zadań Twoja wydajność w pracy z tak zwanego home-office będzie efektywna, a Ty będziesz miał więcej czasu wolnego.
