Każdy dobry przywódca i menadżer musi opanować umiejętność delegowania zadań. Jest to szczególnie trudne dla tzw. „Helicopter view? menadżerów (tych, którzy ?unoszą się? nad pracownikami i uprawiają mikro zarządzanie każdego aspektu zadania). Z drugiej strony, istnieją menadżerowie, którzy powierzają prawie wszystko swoim pracownikom. Żadne z tych podejść nie jest zrównoważone i skuteczne.
Prawdziwa moc delegowania, polega na przekazaniu różnych zadań pracownikom i umożliwienie im podejmowania niezależnych decyzji.
Ale co i jak pracownikom można przekazać? Oto kilka praktycznych wskazówek:
1. Deleguj pilne zadania, a nie o wysokim priorytecie.
Nie powierzaj zadań o wysokim priorytecie, chyba że masz pewność, że będą one wykonane prawidłowo.
Wymiar ważności ? określa, czy dane zadanie ma strategiczne znaczenie dla naszego przyszłego funkcjonowania, związanego z przyszłością firmy. Ważność sprawy to priorytetowe czynności, związane z pełnioną rolą lub celami firmy.
Wymiar pilności ? określa, jak szybko musi być wykonane dane zadanie. Pilność oznacza związek z czasem wykonania zadania, uwarunkowana jest konkretnym terminem w kalendarzu, to również rzeczy, które muszą być zrobione szybko, natychmiast, działania wymagające natychmiastowej uwagi.
2. Zastanów się nad stopniem trudności delegowanego zadania przed jego przekazaniem pracownikowi.
Ten punkt wymaga zrównoważonego podejścia. Zawsze motywującym działaniem jest przekazanie pracownikowi nowego zadania. Pozwala to pracownikowi rozwijać nowe umiejętności. Skutecznie komunikuj się z podwładnym ? powiedz czego konkretnie oczekujesz i upewnij się, że kierunki działania są dla niego zrozumiałe. Bądź skłonny zaakceptować drobne błędy w jego procesie uczenia się. Z drugiej strony uważaj, aby nie dać pracowniku zadania, którego nie będzie w stanie zrealizować.
3. Rozwijaj swoich pracowników poprzez delegowanie we właściwy sposób.
Jeśli czujesz, że w Twoim zespole jest ktoś gotowy do większej odpowiedzialności lub objęcia nowego stanowiska ? przekaż zadania, które będą nakierowane na rozbudowę zestawu konkretnych umiejętności niezbędnych pracownikowi na tej pozycji. Pozwolisz wtedy w pełni wykorzystać ich potencjał i zdecydować, czy pracownik jest gotowy ?iść dalej do przodu?.
4. Deleguj zadania tym, którzy mogą zrobić to lepiej (nawet od Ciebie).
Wiesz doskonale, że każdy w zespole ma swoje mocne i słabe strony… z Tobą włącznie. Wykorzystaj umiejętności innych, aby zadania były wykonywane szybko i skutecznie.
5. Deleguj zadania, które nie są bezpośrednio związane z Twoją pozycją.
Jeśli nie jest to zadanie, które nie jest krytyczne w kontekście pełnionej przez Ciebie roli w organizacji ? przekaż je pracownikowi. Jednak nigdy nie przekazuj zadań, których wykonania oczekuje się bezpośrednio od Ciebie.
6. Nie ograniczaj delegowania tylko do rutynowych zadań.
Jeśli rutynowo będziesz przekazywał tylko nudne, powtarzalne zadania, zmniejszysz poziom satysfakcji z pracy i jakość wykonania zadania przez pracowników, jednocześnie zwiększając ich poziom stresu i frustracji.
Stosując się do tych wskazówek, możesz zmniejszyć swój nakład pracy, zwiększyć osobistą produktywność, rozwijać swoich pracowników i wykorzystać ich pełny potencjał.
