„Człowiek planując co rano działania na nadchodzący dzień i wywiązując się z planu, trzyma w dłoni nić, która przeprowadzi go przez labirynt najbardziej skomplikowanego życia” – Victor Hugo.
Codziennie mamy do czynienia z dużą ilością różnego rodzaju zadań, spotkań, rozmów telefonicznych. Często zdarza się jednak, że pod koniec dnia, mimo tego że zrobiliśmy wiele, czujemy że nie udało się nam zrealizować tego, co planowaliśmy. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele, dlatego przedstawiamy kilka wskazówek, które warto zastosować, żeby skutecznie zaplanować swój dzień i zapanować nad swoim czasem pracy, przy okazji pozostawiając czas dla rozwoju osobistego, rodziny i przyjaciół.
Planowanie polega na określaniu celów, zadań i sposobów ich realizacji. Planując działamy w przód, żeby odpowiedzieć na pytania: Co? Kto? Kiedy? Gdzie? Jak? Jakimi zasobami?
Badania pokazują, że na planowanie wystarczy poświęcić tylko 1% czasu potrzebnego na wykonanie danej pracy, by zaoszczędzić jedną godzinę dziennie! Planowanie to proces, który pomaga nam myśleć w kategoriach ?od ogółu do szczegółu?. Ważnymi atutami planowania są między innymi:
- możliwość kontroli podejmowanych działań
- realna ocena tego, co możemy osiągnąć w zaplanowanym okresie czasu
- zyskanie właściwej równowagi między pracą, a życiem prywatnym.
Jak zatem dobrze zarządzać czasem ? Oto kilka pomocnych rad, dzięki którym będziesz mógł lepiej kontrolować swój dzień.
Po pierwsze musisz wybrać jeden dzień na sporządzenie harmonogramu. Zdecyduj, na jaki okres chcesz planować swój kalendarz (dzień, tydzień, miesiąc). Ciekawym podejściem jest planowanie za pomocą japońskiej metody kaizen, czyli ?małych kroków?. Buduj plan, biorąc do uwagę wszystkie czynności, które powinieneś zrealizować w ciągu danego okresu czasu i opisuj je krok po kroku, od ogółu do szczegółu. Istnieje wiele narzędzi wspierających sporządzania harmonogramu, ale najlepszym (pewnie wielu z Was pomyśli o komputerze, tablecie, telefonie i specjalnych aplikacjach) jest użycie pióra i papieru. Jest to metoda konserwatywna, ale pozwala na łatwe wprowadzanie danych i późniejsze ich odczytywanie.
Przygotuj swój harmonogram w opisanych poniżej sześciu krokach.
Krok 1. Ile posiadasz czasu ?
Zacznij od ustalenia czasu, który chcesz poświęcić na pracę. Ilość czasu spędzonego w pracy powinna być zrównoważona czasem, który poświęcasz dla siebie i rodziny. Pamiętaj, że im więcej czasu spędzasz w biurze, tym stajesz się mniej efektywny. Wypoczęta głowa i ciało, to klucz do efektywnego działania. Przepracowanie wcześniej, czy później odbije się na Twojej kondycji fizycznej i psychicznej, relacjach z rodziną i przyjaciółmi, a przede wszystkim zdrowiu. Przy planowaniu bardzo pomocną może być metoda 60/20/20. W metodzie tej, zaplanuj maksymalnie 60% czasu dnia na Twoją pracę, 20% zostaw wolne jako ?bufor? na zadania, które będą wymagały więcej czasu, niż Ci się wydawało, a pozostałe 20% czasu zarezerwuj na sprawy niezaplanowane, nieoczekiwane, te które wymagają reakcji i działania ?tu i teraz?.
Krok 2. Sprawy ?Must have?
W pierwszej kolejności zaplanuj te czynności, które są w zakresie Twoich najważniejszych obowiązków. Na przykład, jeżeli jesteś menedżerem to upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na zarządzanie zespołem, indywidualne rozmowy na temat problemów członków zespołu, czy coaching. Ponadto, musisz zaplanować czas na komunikację i współpracę z Twoimi przełożonymi i kluczowymi osobami w Twoim otoczeniu.
Krok 3. Sprawy o wysokim priorytecie
Przyjrzyj się liście spraw do zrobienia i wyodrębnij te, które są najistotniejsze, potrzebują najwięcej uwagi i czasu, są pilne i nie możesz ich delegować. Postaraj się zrealizować takie zadania w porach dnia, w których jesteś najbardziej wydajny – niektórzy ludzie są najbardziej efektywni rano, podczas gdy inni lepiej koncentrują się w godzinach popołudniowych lub wieczornych.
Krok 4. Ekstra czas, Twoja ?poduszka bezpieczeństwa?
Zaplanuj czas, który pozwoli Ci zająć się zadaniami nieprzewidzianymi, często nazywanymi ?wrzutkami?. Doświadczenie pokazuje, że im bardziej dane zadanie nas zaskoczy, tym więcej czasu będziesz musiał na nie poświęcić. Pamiętaj, że nikt z nas nie zaplanuje swojego dnia idealnie. Jest szef, który czegoś potrzebuje i nie interesuje go, że nie masz czasu. Są zdarzenia losowe, np. nieoczekiwany dzień wolny jednego z pracowników lub kolegów, co powoduje, że musisz zorganizować zastępstwo, czy przejąć zadanie. Takie sprawy to codzienność i musisz być na nie przygotowany. Twoja ?poduszka bezpieczeństwa? daje Ci szansę na poradzenie sobie z tym, co niezaplanowane !
Krok 5. Czas dla siebie
Zawsze musisz zostawić czas dla siebie, na samoanalizę, zastanowienie się nad tym co już zrobiłeś, a co jeszcze przed Tobą. Ta przestrzeń jest bardzo ważna, bo dzięki niej możesz przemyśleć swój plan działań, stan jego realizacji i ewentualnie dokonać zmiany priorytetów. Będąc bez przerwy ?w biegu? zaczniesz ?gonić swój własny ogon?, a to już krok od zupełnej utraty kontroli nad tym, co robisz.
Krok 6. Analiza wyników
Jeśli, zrealizowałeś 5 pierwszych kroków i widzisz, że niewiele czasu pozostało dla Ciebie, cofnij się do kroków dwa, trzy i cztery i zadaj sobie pytanie, czy wszystkie zadania, które zaplanowałeś są absolutnie niezbędne. Być może, pewne rzeczy mogą być delegowane lub rozwiązane w inny, bardziej efektywny sposób. Szukaj rozwiązań, czasami są na wyciągnięcie ręki, a mogą Ci one pomóc w poprawie własnej efektywności.
Sześć prostych kroków może istotnie wpłynąć na Twoje codzienne działanie i efektywność. Umiejętność zarządzania czasem i określania priorytetów, tak jak każda inna kompetencja wymaga jednak praktyki. Dlatego, jeżeli nie widzisz efektów natychmiast, nie zniechęcaj się. Pamiętaj, że trening czyni mistrza !
