Obok popularnego CV, jako jeden z niezbędnych dokumentów aplikacyjnych, funkcjonuje także list motywacyjny, który w niektórych przypadkach może być kluczem do znalezienia wymarzonej pracy. Powszechnie znane i obowiązujące są zasady dotyczące tego, jak napisać dobre CV, gdyż jest to najbardziej popularny dokument przedstawiający nasze doświadczenie w telegraficznym skrócie. Natomiast list intencyjny sam w sobie nie ma określonego wzoru, a napisać można w nim dosłownie wszystko, co chcemy przekazać przyszłemu pracodawcy. Cechą CV jest jego uniwersalizm i retrospektywny charakter ? przedstawiamy w nim siebie i swoje doświadczenia zawodowe. Natomiast list motywacyjny ma charakter bardziej przyszłościowy i powinien być za każdym razem dostosowany do firmy i stanowiska, na które aplikujemy, ponieważ naszym celem jest pokazanie jakie korzyści dla przyszłego pracodawcy będą płynęły z zatrudnienia właśnie nas.
Wiele osób postrzega list motywacyjny jako zło konieczne i często go po prostu nie pisze. Wynika to z tego, iż samo napisanie dobrego CV jest często pracochłonne i angażujące, a list motywacyjny to dodatkowa informacja pisemna o tym, co robiliśmy, jacy jesteśmy i co chcemy robić. Wśród absolwentów bardzo częstym zjawiskiem jest wysyłanie do działów personalnych swoich kandydatur w ciemno ? to znaczy bez ogłoszenia o pracę. Samo CV w tym przypadku nie jest wystarczające, a dodatkowo załączony list intencyjny pozwoli nam powiedzieć o sobie więcej, przez co być może ktoś się do nas odezwie.
Dlaczego rekruterzy nie czytają dokładnie naszych dokumentów?
Jak podają statystki, umieszczenie CV w koszu zajmuje rekruterom od 6 do 10 sekund. Z listem jest trochę inaczej – najpierw czyta się początek, fragment ze środka i czasem niektórzy dotrwają do końcówki. Dzieje się tak dlatego, iż nasze informacje o sobie są bardzo ogólne, nie na temat i są powszechnie znane. W co drugim liście piszemy o tym jak bardzo jesteśmy pracowici, skrupulatni i odporni na stres. A tak się składa, iż osoby pracujące w działach rekrutacji w naszych listach poszukują zupełnie innych informacji. Przede wszystkim ważna dla rekrutera jest wiedza dlaczego aplikujemy na dane stanowisko i jakie mamy plany w związku z tym. Jakie są nasze motywacje do pracy w określonej firmie i branży.
Jakich informacji dostarcza list motywacyjny?
Poza opisanymi wcześniej informacjami, takimi jak nasze motywacje, doświadczenia, umiejętności i cele zawodowe, listy motywacyjne mówią o nas o wiele więcej. W dobie kiedy przeciętny pracownik korporacji wysyła około 30 e-maili dziennie, bardzo ważna jest umiejętności wypowiadania się na piśmie, a także znajomość języka branżowego, którą możemy się pochwalić w dokumentach aplikacyjnych. Samo rozmieszczenie tekstu czy podział akapitów świadczy o naszym uporządkowaniu, organizacji, a także wskazuje na to, czy napisana treść jest spójna oraz wcześniej dokładnie przemyślana.
Jak napisać list motywacyjny?
Pierwszą zasadą jest napisanie po lewej stronie, na górze, miejsca obecnego zamieszkania, jak i daty. Pod tymi informacjami należy umieścić adresata – nazwa organizacji, bądź jeśli znamy, to imię, nazwisko i stanowisko osoby, do której wysyłamy nasze dokumenty. Po prawej stronie natomiast ważne jest to, aby znalazły się podstawowe informacje o nas: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Jeśli w ogłoszeniu o pracę podany jest numer referencyjny, należy go umieścić. Kolejna linijka tekstu to zwrot grzecznościowy, typowy dla formy pisemnej, czyli ?Szanowna Pani/Pan? czy ?Szanowni Państwo?. Z gotowców to byłoby na tyle. Przechodzimy do części znacznie bardziej spersonalizowanej, czyli akapity. Pierwszy akapit to informacja na jakie stanowisko aplikujemy. Tutaj można też napisać skąd wiemy o ofercie. Drugi akapit to krótkie informacje o wykształceniu i doświadczeniu w pracy na podobnym stanowisku. Podane w tym miejscu informacje starajmy się dopasować do wymagań zawartych w ofercie pracy, tak aby skoncentrować się na istotnych dla tego stanowiskach umiejętnościach praktycznych. W tym miejscu dobrze jest też pochwalić się konkretnymi sukcesami. Kolejny akapit to nasze motywacje do podjęcia pracy w nowym miejscu ? warto poza standardową formułką o chęci rozwoju, dodać też coś unikalnego od siebie. Niezbędne jest także napisanie o tym, co możemy wnieść do organizacji i dlaczego nam zależy. W ostatnim akapicie należy krótko podsumować swoje umiejętności i jeszcze raz podkreślić jak ważne jest dla nas nowe stanowisko. Na końcu dobrze jest przedstawić swoją gotowość do udziału w rozmowie rekrutacyjnej. Dobrą praktyką jest wytłuszczanie w tekście najważniejszych informacji i słów kluczowych. Ponadto warto napisać chociaż jedno zdanie, które zapewni, iż zostaniemy zapamiętani. Na przykład to, że wygraliśmy coś w konkursie w naszej organizacji, bądź braliśmy udział w olimpiadzie, czy też sumiennie doszliśmy do postawionego sobie celu i braliśmy udział w wycieczce dookoła świata.
Czego w liście motywacyjnym być nie powinno?
Przede wszystkim w liście intencyjnym nie powinny się znaleźć skopiowane elementy z CV. Jeśli napiszemy w jednym i drugim dokumencie to samo, pracodawca pomyśli, że mamy mało do zaoferowania i nasze doświadczenie jest niewielkie. Ponadto należy unikać ogólników typu jestem ambitny, punktualny, kreatywny, odporny na stres… a i szybko się uczę. Wszelkie epitety tego rodzaju dobrze jest uzasadnić konkretnymi sytuacjami. Nie podaje się też zbyt obszernych informacji, bądź takich, które nie pasują do oferty pracy. List motywacyjny nie powinien przekraczać jednej kartki A4 (200-250 słów). Źle oceniane jest także korzystanie z wszelkiego rodzaju dostępnych w sieci szablonów listów motywacyjnych. Ten dokument ma charakter indywidualny. Nie należy także przesadnie podkreślać swoich kompetencji, jak i prowadzić monologu o sobie. Należy wymienić około 3 przydatnych na nowym stanowisku pracy kompetencji popartych faktami z życia zawodowego. Osoby pracujące w działach personalnych interesują obustronne korzyści płynące z podjęcia współpracy. Polecamy także unikać banałów i nic niewnoszących zdań. Dobry list zawiera mało słów, a przy tym wiele treści.
List intencyjny powinien być odpowiedzią na wszelkie wymagania i pytania postawione w ogłoszeniu o pracę. Jak wynika z raportu Hays Polska, dwóch na trzech aplikujących wysyła wraz z CV list motywacyjny. A rekruterzy najczęściej szukają w nim odpowiedzi na pytanie: dlaczego chce Pan/Pani pracować w naszej organizacji? Ich uwagę skupi także perspektywa obustronnych korzyści płynących z zatrudnienia, która wstępnie w liście powinna być zarysowana przez kandydata. List intencyjny jest uzupełnieniem CV. Błędem jest wysyłanie w odpowiedzi na różne oferty pracy tego samego uniwersalnego i ogólnego listu intencyjnego. Warto poświęcić swój czas i personalizować listy pod kątem każdego ogłoszenia o pracę z osobna.
