Brian Tracy, ekspert w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu. W swoich publikacjach udziela kilku trafnych wskazówek, na temat tego jak zarządzać czasem i efektywnie realizować wszystkie zadania. Oto najważniejsze i kluczowe zasady zarządzania czasem w pracy:
1. Tracy uważa, że odpowiednie wykorzystanie własnego czasu przyczynia się do wzrostu wartości wykonywanych zadań, co podnosi naszą samoocenę. Nie robiąc nic, stajemy się bezproduktywni, co negatywnie wpływa na nasz nastrój i samoocenę. Osoby, które na co dzień realizują dużo zadań czują się potrzebne i są bardziej pewne siebie.
2. Rozsądne planowanie czasu przynosi większe korzyści w każdej z dziedzin życia, co wpływa na to, że stajemy się efektywniejsi i każdego dnia możemy zrobić jeszcze więcej. Planując ustalaj hierarchię zadań, w pierwszej kolejności wykonując te, które są najważniejsze.
3. We właściwym zarządzaniu czasem pomocna jest analogia człowieka, jako zakładu produkcyjnego. Ważne jest, aby efekty naszej pracy (produkt końcowy), były najwyższej jakości. Tego nie da się osiągnąć bez zaplanowania przerw w pracy. W wykonywaniu zadań bardzo ważne są zainwestowane zasoby – w tym nasze siły. Wszystkie osiągnięcia i niepowodzenia determinowane są zdolnością właściwego zagospodarowania własnego czasu. Im lepsze zarządzanie czasem, tym wydajniejsze wykonywanie zadań. Czasem zarządzać należy według zasady: Zaplanuj każdego dnia tak czas, aby 20% czasu stanowił czas wolny, 60% czasu poświeć na realizację zadań zaplanowanych i 20% czasu przeznacz na sprawy nagłe i niezaplanowane.
4. Czas jest dobrem, którego nie możemy odzyskać. Brak odpowiedniej ilości czasu to poważny problem współczesnego społeczeństwa. Życzeniem wielu z nas jest to, by doba trwała o około 2 godziny dłużej. Zgodnie z macierzą Eisenhower’a zadania należy podzielić na ważne/nieważne oraz pilne(naglące)/niepilne. W korporacjach, a szczególnie w urzędach wiele czasu marnuje się na wprowadzanie poprawek, a nawet tworzenie tego samego dwa razy – jeśli nie jesteś czegoś pewien to pytaj!
5. Rozwijanie zdolności zarządzania czasem pomaga rozwijać w sobie cechy lidera oraz człowieka sukcesu. Warto poświęcić każdego dnia rano, parę minut na zaplanowanie czynności, a wieczorem zrobić podsumowanie tego co udało się zrealizować, a co nie i dlaczego?
6. Odpowiednie wykorzystanie czasu pracy, prowadzi do skupienia na rezultatach płynących z wykonania określonych zadań i motywuje do dalszej ich realizacji. Nie da się sprawnie zarządzać czasem bez kartki papieru i długopisu lub kalendarza w telefonie. Zadania i przewidywany czas ich trwania najlepiej jest zapisywać, a potem skreślać to co zostało zrobione.
7. Planując swój czas warto pamiętać o prawie Illicha, które mówi o tym, że po kilku godzinach intensywnej pracy nasza skuteczność jak i koncentracja zaczyna diametralnie spadać, wtedy najlepiej wykonywać zadania rutynowe i proste.
8. Właściwe zarządzanie czasem pracy jest podstawą dobrego nastawienia oraz pozytywnego postrzegania samego siebie. Zawsze musisz zostawić czas dla siebie, na samoanalizę, zastanowienie się nad tym co już zrobiłeś, a co jeszcze przed Tobą. Ta przestrzeń jest bardzo ważna, bo dzięki niej możesz przemyśleć swój plan działań, stan jego realizacji i ewentualnie dokonać zmiany priorytetów.
9. Obowiązkowo większe zadania trzeba podzielić na mniejsze etapy i stopniowo je realizować.
10. Warto wyrobić w sobie nawyk kontroli czasu wykonywanych czynności i pracować systematycznie, nawet kosztem stałego monitoringu biurowych plotek, czy facebookowych tablic. Polecam, wyznaczyć sobie deadliny, a po ich osiągnięciu chwilę przerwy na wyżej wymienione przeze mnie pokusy.
Skuteczne gospodarowanie czasem pozwala skupić uwagę na kluczowych zadaniach, zwiększa produktywność człowieka oraz pozwala unikać niewłaściwego wykorzystania i zarządzania czasem pracy. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu sobą w czasie, człowiek przejmuje pełną kontrolę nad własnym życiem oraz potrafi sprecyzować, co jest dla niego ważne zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym. Równowaga zadań oraz realizacja celów prowadzi do pozbycia się stresu oraz pozwala uniknąć, tak popularnego we współczesnym świecie wypalenia zawodowego.
