Zdolność wyznaczania celów, planowania i dążenie do ich realizacji ma ogromny wpływ na życie większości z nas. Czas mamy ten sam ale różnimy się w tym w jaki sposób nim gospodarujemy. Podstawą zarządzania czasem jest planowanie. Opracowywanie planu działania samo w sobie pobudza do działania, włącza naszą wewnętrzną energię. Stworzenie dobrego planu pracy zbliża do realizacji obowiązków i marzeń, sprawia, że cel nie wydaje się już tak odległy, jak wydawał się być na początku, a to skutkuje rozpoczęciem niezbędnej pracy.
Warto pamiętać, iż każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić aż dziesięć minut w trakcie wykonywania pracy, a każde dziesięć minut poświęcone na zaplanowanie dnia pracy, skraca czas konieczny do jego realizacji nawet o dwie godziny.
Przystępując do napisania planu należy pamiętać o użyciu starodawnych już metod czyli papier – ołówek oraz trzymać się żelazne zasady, iż czas przeznaczony na planowanie nie powinien przekroczyć 1% czasu potrzebnego do wykonania zadania. Wg Briana Tracy, „Cele, które nie są zapisane, są tylko życzeniami”. Zatem zapisz już dziś 4 listy:
- lista główna – zawiera wszystkie główne zadania (nie podzielone na „kamienie milowe”), które chcemy zrealizować w dalszej lub bliższej przyszłości i są one kluczowe. To lista, która powinna być uzupełniana o nowe pomysły.
- lista miesięczna – sporządzana pod koniec każdego miesiąca, powinna zawierać część elementów z listy głównej, które planujemy w danym miesiącu wykonać, by przybliżyć się do celu.
- lista tygodniowa – przygotowywana sukcesywnie w trakcie trwającego tygodnia, określająca zadania do zrealizowania w kolejnym,
- lista dzienna – zawiera plan pracy na dzień kolejny, zawiera w sobie elementy z listy miesięcznej i tygodniowej.
W czasie realizacji planu należy na bieżąco go aktualizować – usuwać zrealizowane zadania i dopisywać te nowe.
Lista zadań na kolejny dzień powinna być wykonana dzień wcześniej, co pozwoli podświadomości pracować nad jego wykonaniem.
Jak się okazuje, najskuteczniejszą metodą wykorzystywaną w procesie planowania jest metoda niemiecka ALPEN. Polega ona na analizie obecnej sytuacji i zebraniu najważniejszych informacji. Zawiera w sobie pięć następujących po sobie etapów:
- A (Aufgaben – zadania) – lista zadań, czynności i spotkań. Na tym etapie należy wypisać wszystkie zadania, które należy zrealizować w danym dniu. W tej liście nie można zapomnieć o uwzględnieniu niedokończone czynności z dnia ubiegłego.
- L (Länge schätzen – szacowanie długości) – bardzo ważne jest to, by w procesie planowania określić czas potrzebny na wykonanie danych czynności. Ten poziom służy do określenia ilości czasu dla każdego z zadań, w postaci ilości minut.
- P (Pufferzeiten einplanen – przerwy i pauzy) – w procesie planowania należy uwzględnić przerwy, które pozwolą odetchnąć i zmniejszyć poziom stresu. Na tym etapie doskonale sprawdza się reguła 60:40 – 60% czasu zaplanowanego i 40 % czasu niezaplanowanego.
- E (Entscheidungen treffen – priorytety) – Ten etap ma na celu określenie zadań najważniejszych oraz tych, które mogą zostać zrealizowane przez inne osoby (delegowanie zadañ)
- N (Nachkontrolle – kontrola) – To czas na analizę, co zostało wykonane, jakie zadania należy przesunąć na kolejny dzień, a jakie można pominąć, bo zostały samoistnie zrealizowane.
Metoda ALPEN jest bardzo popularna ze względu na swoją prostotę i skuteczność. Wystarczy wskazać zadania do realizacji, a potem kontrolować ich przebieg.
Sukcesywne realizowanie planów, osiąganie celów i systematyczność, pozytywnie wpływają na samopoczucie, podnoszą samoocenę i poczucie własnej wartości oraz motywuje do dalszego działania. Regularna praca z listą uzmysławia jak cenna jest godzina naszego czasu oraz stopniowo zwalcza nawyk odkładania spraw na później.
