W czasie spotkań biznesowych, transakcji sprzedażowych jak i podczas rozmów prywatnych często trafiamy na różnego rodzaju przeszkody stające na drodze do porozumienia. Są to tak zwane bariery komunikacyjne. Bariery te utrudniają komunikację i są źródłem wielu niepowodzeniem. Komunikacja to rozumienie innych ludzi, właściwe prezentowanie własnego zdania oraz nie poddawanie się wpływom.
Chociaż definicja wydaje się jasna, a używany przez nas język jest taki sam, to liczba konfliktów i nieporozumień ciągle rośnie.
Jakie zatem bariery komunikacyjne stoją na przeszkodzie w nawiązywaniu bezkonfliktowych relacji?
Przede wszystkim różnice percepcji i przeżytych doświadczeń. Każdy tworzy na przestrzeni swojego życia indywidualny słownik znaczeń, przez co charakteryzuje nas inny sposób interpretacji tych samych słów czy sformułowań. Między innymi badania pokazują, że częstą przyczyną niepowodzeń transakcji handlowych jest inne rozumienie informacji zawartych w ofercie przedstawionej klientowi. Nieporozumienie prowadzi do irytacji, ponieważ oczekiwania i wcześniejsze założenia jednak okazały się błędne. Im bardziej podobne są percepcje, postawy i przekonania rozmówców, tym lepsza komunikacja, jaką miedzy sobą nawiązują. Przystępując do trudnych negocjacji albo rozmów należy się przygotować – poznać rozmówcę oraz znaleźć to co dzieli i to co łączy. Badania pokazują, że zdecydowanie większą sympatią darzymy osoby, które posiadają podobny do naszego zestaw cech charakteru lub mają zbieżne zainteresowania.
Kolejną częstą barierą komunikacyjną jest egoizm czyli spojrzenie na problem tylko ze swojej perspektywy. Większość z nas ma naturalną tendencję do pośpiechu i udzielania rad. W komunikacji bardzo ważne jest to, aby chcieć zrozumieć innych. Jak często wydaje Ci się, że wiesz co myśli Twój podwładny, a swoich najbliższych zasypujesz mnóstwem rad? Nie stawiaj diagnoz, nie oceniaj, tylko zechciej spróbować poznać motywy działań innych. Oraz poznać ich potrzeby. Powinniśmy starać się zrozumieć drugą osobę, a dopiero potem być zrozumianym.
Warto zwrócić uwagę także na to, iż często wymagamy od rozmówcy tego by poparł naszą wizję. Np. w prowadzeniu sprzedaży wielokrotnym błędem jest presja sprzedawcy na przeprowadzenie transakcji. Sprzedawca powinien zwrócić szczególną uwagę, aby jego entuzjazm i presja na klienta, nie zostały odebrane jako zbyt agresywne. Tak samo jest w codziennych relacjach interpersonalnych – chcąc wmówić komuś swoją wizję i nie starając się zrozumieć innego punktu widzenia tworzymy bariery komunikacyjne.
Następną barierą komunikacyjną jest przekazywanie nadmiaru informacji na raz. Weźmy za przykład transakcję sprzedażową. Nieraz zostaliśmy zasypani zbyt duża ilością informacji. To zazwyczaj wywołuje zakłopotanie i opór, oraz sprawia, że przestajemy słuchać sprzedawcy. Zazwyczaj przystępując do rozmowy mamy określony cel i to na nim się koncentrujemy. Warto unikać zbędnych informacji, niepotrzebnych ocen i przykładów. Ten problem powiązany jest z kolejną przeszkodą stojącą na drodze skutecznej komunikacji czyli nie słuchaniem siebie nawzajem.
Do innych barier komunikacyjnych należą także:
- domyślanie się – skłonność do nie-mówienia wprost przez co odbiorca wiadomości sam dopowiada sobie własną historię.
- przekonanie o swojej racji – niezdolność do przyjmowania krytyki, czy sprzeciwu, ale również brak zgody na inny niż swój punkt widzenia.
- przygotowywanie odpowiedzi – układanie w myśli własnych kwestii, co w konsekwencji prowadzi do niesłuchania rozmówcy.
- filtrowanie – polega na wybiórczym słuchaniu tego, co mówi nadawca.
- osądzanie i stereotypy – za nim druga osoba skończy mówić, słuchacz nadaje mu etykietkę
A na koniec… dziesięć przekazań efektywnej komunikacji:
- Nie oceniaj!
- Opisuj sytuacje i wyrażaj swoje zdanie koncentrując się na faktach i zachowaniach.
- Komunikuj „Ja”, a nie „Ty”. Mów o sobie i o tym co czujesz.
- Prowadź rozmowy w warunkach bezpieczeństwa i zaufania.
- Przekazuj informacje mieszane. Pozytywna na zmianę
z negatywną (tkz. „kanapka”) - Werbalizuj swoje potrzeby i oczekiwania.
- Słuchaj i szanuj zdanie innych.
- Mów wyraźnie, utrzymując kontakt wzrokowy z rozmówcą.
- Uwzględniaj różnice indywidualne i pokonuj
siłę własnych stereotypów i założeń. - Bądź pro aktywny i szukaj rozwiązań!
