Właściwie na większości szkoleń jak i spotkań ustala się ich zasady przebiegu oraz organizacji. Czasem może być to umowa niespisana ale wyrażona przez prowadzącego werbalnie i ogólnie obowiązująca. Innym razem może być to spisany i zaakceptowany przez uczestników kontrakt grupowy. Taka technika rozpoczyna większość szkoleń biznesowych, po to aby regulować zachowanie uczestników i nakreślić akceptowany sposób funkcjonowania całego zespołu.
Kontrakt szkoleniowy, czyli zbiór zasad obowiązujący wszystkich zgromadzonych to kluczowy i bardzo ważny element spotkania. Osoby będące na sali bez względu na strukturę organizacji są partnerami, stąd trzeba umówić się na obowiązujące wszystkich przywileje i ograniczenia.
Wielu trenerów zastanawia się czy warto samemu narzucić kontrakt grupowy czy lepiej skonstruować go wspólnie ze wszystkimi uczestnikami. Z doświadczenia wynika, że na szkoleniach szczególnie z kompetencji miękkich lepiej sprawdzają się kontrakty ustalone wspólnie przez całą grupę. Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania w uczestnikach budzi się poczucie odpowiedzialności i sprawstwa.
Co powinien zawierać kontrakt grupowy?
Przede wszystkim w kontrakcie trzeba określić cel spotkania – po co tutaj jesteśmy? Następnie, warto omówić zasady organizacyjne, na które składa się zasada tu i teraz czyli: wyciszone telefony, odbieranie ważnych połączeń poza salą oraz używanie laptopów. Drugą składową zasad organizacyjnych są zasady porządkowe, czyli: przerwy, częstotliwość i ilość spotkań; punktualność oraz tak przyziemne sprawy jak spożywanie napojów i posiłków.
Kolejny ważny punkt każdego kontraktu grupowego to zasady komunikacyjne do których zalicza się m.in. sposób w jaki uczestnicy udzielają sobie informacji zwrotnej, regułę nie przerywania sobie, zwracanie się do siebie po imieniu, używanie komunikatów „ja”, mówienie do osoby, a nie o osobie. Większość umów szkoleniowych posiada także punkty poświęcone dyskrecji czyli popularna zasada Las Vegas – wszystko, co dzieje się w Vegas – zostaje w Vegas. Nie oznacza, to że wszelkie treści poruszone na szkoleniu objęte są tajemnicą. Bezwzględnie nie wynosimy z grupy treści osobistych – kto, co i komu mówił. Natomiast, efekty szkolenia – zdobyte doświadczenia i to co związane jest z celem spotkania może ujrzeć światło dzienne. Ważnymi zasadami są również: aktywne słuchanie, tolerancja oraz zasada kierowania swoim poziomem otwartości i zaangażowania.
W przypadku, kiedy widzimy, że uczestnicy odbiegają od ustalonego celu spotkania lub ktoś absorbuje czas długimi wypowiedziami, warto wprowadzić zasadę stop lub ustalić gest, który będzie sygnalizował koniec i nikt się nie obrazi:). Szczególnie przydatne może okazać się to w grupach, w których uczestnicy dobrze się znają i mają skłonność do dzielenia się swoimi osobistymi przeżyciami. Takie zachowanie prowadzi do przegadywania szkolenia, a najważniejsza jest realizacja celu.
Trener, powinien czuwać nad ilością reguł. Zbyt liczny kontrakt nie ma sensu. W zależności od liczebności i możliwości grupy oraz czasu przeznaczonego na realizację celu należy w kontrakcie zawrzeć od 4 do 8 punktów, które będą przede wszystkim pragmatyczne czyli realne do spełnienia i dedykowane dla tej właśnie grupy. Formułując kontrakt, prowadzący musi pamiętać, że zapisujemy komunikaty bez zwrotów zaczynających się od słowa „nie”. Np. błędem napisanie jest „nie spóźniamy się” czy „nie przeszkadzamy” – dużo poprawniejsze jest skonstruowanie zasady, mówiącej: „przychodzę punktualnie” i „słucham co mówią inni”. Ustalając ostateczną zasadę, trener powinien upewnić się czy każdy rozumie ją w ten sam sposób oraz czy wszyscy wyrażają zgodę na jej obowiązywanie. Spisane zasady należy umieścić w widocznym miejscu.
Najważniejsze jest to by, pamiętać, że skuteczny kontrakt nie jest narzędziem do kontrolowania uczestników ani ograniczania swobody. Jego zadaniem jest skierowanie zespoły na zdefiniowane cele i zmotywowanie do aktywnego udziału.
