Okresowa ocena pracownika (ang. performance appraisal system) w dobrze funkcjonujących organizacjach jest niezbędnym narzędziem do oceny efektywności. Sprawdzanie i podsumowywanie pracy członków zespołu jest znane od lat. Natomiast dopiero w czasie II wojny światowej, Amerykanie wprowadzili sformalizowany i ściśle określony sposób oceny dokonań swoich żołnierzy. I tak, taki dokument na stałe wszedł również i do korporacji. Podsumowanie pracy pracownika spełnia ważną rolę także z punktu widzenia całej organizacji, umożliwia bowiem podejmowanie decyzji w kwestiach personalnych jak i zadaniowych.
Nadrzędną zasadą systemu ocen pracowniczych jest dokonywanie jej w celu umożliwienia rozwoju pracownika – przekazanie informacji o jego mocnych i słabych stronach, a także o możliwych ścieżkach rozwoju. Należy pamiętać więc, iż wezwanie na dywanik i przekazanie uwag nie stanowi oceny pracowniczej. Natomiast aby takiej dokonać należy zaplanować odpowiednio warunki jej realizacji. Mylnym jest też uważanie ocen pracowniczych za element kontroli, gdyż to nie zmotywuje do efektywniejszej pracy.
Po pierwsze, dokonanie oceny powinno zostać wcześniej sformalizowane i skonkretyzowane. Reasumując należy określić: cel, przedmiot, kto i kiedy dokona oceny oraz jakimi kryteriami będzie się kierował. Pamiętaj, że pracownicy potrzebują informacji zwrotnych, aby wiedzieć, jak według Ciebie realizują swoje obowiązki oraz w jaki sposób mogą poprawić uzyskiwane rezultaty.
Przed przeprowadzeniem oceny pracownika, należy solidnie przygotować się. Najważniejsze jest, by posiadać konkretne przykłady (dane, warto zbierać przez cały okres tak, by informacja zwrotna była jak najbardziej rzeczowa) oraz znać mocne strony pracownika jak i to co wymaga poprawy w sposobie realizacji przez niego obowiązków. Do zadań przełożonego należy także określenie celów na następny okres.
Rozmowę oceniającą należy przeprowadzić osobiście, w umówionym wspólnie terminie. Obowiązkowo minimum dwa razy w roku, natomiast optymalnie raz na kwartał. Takie spotkanie nie może też być monologiem ze strony przełożonego – niezbędne jest aby zapytać pracownika o jego zdanie oraz oczekiwania.
Każdy ma potrzebę otrzymania pozytywnych wzmocnień, gdyż stanowi to bardzo duży motywator, a także wzmaga zaangażowanie. Dlatego ważne jest aby rozmowę oceniającą zakończyć pozytywnym akcentem – komunikatem wzmacniającym.
Jednak, statystki mówią, iż ponad 55% pracowników uważa, że nadal nie otrzymuje rzeczowej informacji zwrotnej. Ponadto sama rozmowa oceniająca często traktowana jest jako przykry obowiązek. W ten sposób myślą o niej zarówno przełożeni jak i sami pracownicy.
