Zdolność wyznaczania celów, planowania i dążenia do ich realizacji ma ogromny wpływ na życie człowieka i jego samorealizację na płaszczyźnie zawodowej. Kluczowym etapem pracy w każdym obszarze jest planowanie. Wykonanie dobrego planu przybliża do realizacji zamierzeń i sprawia, że cel nie wydaje się tak odległy.
Mówiąc o narzędziach wykorzystywanych przy planowaniu warto wspomnieć o trzech podstawowych zasadach. Pierwsza reguła mówi o tym, iż przeznaczony na planowanie czas nie powinien przekroczyć 1% czasu potrzebnego do wykonania zadania. Druga zasada traktuje o tym, że dobry plan powinien zostać zapisany np. na kartce, czy też w telefonie. W ciągu jego realizacji należy na bieżąco go aktualizować – dodawać nowe zadania, oraz usuwać zadania już wykonane. A po trzecie, lista zadań na kolejny dzień powinna być wykonana dzień wcześniej, co pozwoli podświadomości pracować nad jego wykonaniem.
Kiedy poznaliśmy żelazne metody planowania, polecę kilka narzędzi, które ułatwią nie tylko planowanie obowiązków ale także i ich realizację. Skuteczna może okazać się Metoda Alpen, o której więcej przeczytacie w osobnym artykule: Planowanie czasu z wykorzystaniem metody Alpen.
Narzędziem, które przyda się w planowaniu jest zdolność do ustalania priorytetów, która polega na decydowaniu, jakie zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, a jakie pozostawić na koniec, bo są mniej istotne. Bez ustalenia ważności zadań, często na koniec dnia okazuje się, że po ciężkiej pracy najważniejsze zadania nie zostały dokończone, bądź nawet nierozpoczęte. Istotą skutecznej organizacji czasu jest wyznaczenie jasnych priorytetów i stosowanie się do nich. Określanie priorytetów to również ocena, jakie czynności mogą zostać wykonane później.
Kolejna technika planowania czasu i obowiązków nazywaną jest techniką ABC. Główną zaletą tej techniki jest jej prostota. Proces rozpoczyna się od wypisania wszystkich zadań do zrealizowania w ciągu dnia. Następnie każdą pozycję na liście należy oznaczyć kolejnymi literami alfabetu, według następujących kryteriów:
- A – tą literą oznaczone są zadania najważniejsze, które muszą być wykonane, ze względu na swoje konsekwencje, w przypadku kilku równie istotnych spraw mają one oznaczenia kolejno A-1, A-2, A-3, również z uwzględnieniem kryterium wagi;
- B – to czynności, które powinny zostać wykonane, ale nie pociągają za sobą takich konsekwencji jak wcześniejsze zadania, pracę z nimi rozpoczynamy dopiero po zamknięciu grupy A;
- C – rzeczy do zrobienia, które są przyjemne, ale nie mają żadnego wpływu na wyniki pracy;
Po zastosowaniu tej metody powstaje lista pozwalająca na prawidłową organizację pracy. Aby proces zakończył się powodzeniem należy bezzwłocznie rozpocząć wykonywanie zadań najwyższej rangi (z grupy A) i pracować wytrwale do jego zakończenia.
Ostatnim narzędziem, które dobrze sprawdza się w obszarze planowania jest matryca Eisenhowera, który powiedział następujące zdanie: „Większość rzeczy pilnych nie jest ważna, a większość rzeczy ważnych nie jest pilna”. Rzeczy ważne wynikają z wcześniej określonych celów, natomiast rzeczy pilne zależą od czasu i nie determinuje to ich ważności. Na bazie tych założeń powstała metoda, zgodnie z którą zadania dzielą się na cztery możliwe kombinacje.
- Zadania pilne i ważne – sprawy, które są bardzo istotne i wymagają szybkiego działania, gdyż są zależne od czasu. Pociągają za sobą znaczące konsekwencje. Zadaniami z tej strefy możemy zarządzać w czasie w bardzo ograniczonym zakresie. Wymagają one pilnego wykonania nie pozostawiając innego wyboru.
- Zadania pilne i nieważne – często są to zadania istotne dla kogoś innego, niemające znaczenia dla osoby, która musi je wykonać. Do takich spraw zaliczają się e-maile i telefony, które, mimo, że nie dotyczą kwestii ważnych i pilnych stają się takimi poprzez medium, przez które przychodzą. Obowiązki te mogą być oddelegowane do innych osób.
- Zadania niepilne i nieważne – są to czynności marnotrawiące czas. Głównym zadaniem jest ich wyeliminowanie z dnia pracy.
- Zadania niepilne i ważne – zadania pozwalające kontrolować czas. Sprawy z tej strefy w każdej chwili mogą stać się pilne, więc nie należy ich odkładać, co zmniejszy poziom stresu. Ten obszar macierzy jest inwestycją w realizację celów.
Posługując się technikami planowania czasu i obowiązków zaoszczędzimy nerwy, czas oraz energię. Efektywne zarządzanie sobą w czasie i obowiązkach, jest kluczem do uzyskania większej ilości czasu w ciągu dnia i skutecznego wykonywania swojej pracy. A to z kolei przekłada się na na czas dla siebie i rodziny – WARTO !
