Prowadząc szkolenia biznesowe, szczególnie te dotyczące tematyki zarządzania konfliktem najczęściej spotykam się z błędami komunikacji. Niestety nikt nie uczy nas jak się komunikować, a często dobór nieodpowiednich słów zmienia kompletnie znaczenie i mimo, że nie mieliśmy nic złego na myśli to wychodzi jak zwykle.
Błędy w komunikacji zdarzające się najczęściej to:
- generalizacja – używanie słów: nigdy, zawsze, często jest zabronione. Powinniśmy skupiać się w rozmowie na pojedynczych zachowaniach i dążyć do ich opisania. Używając wyżej wymienionych słów z góry należy założyć, że rozmowa zejdzie na złe tory, bo rozmówca poczuje się nieuczciwie oceniony.
- emocje – niestety niekiedy nie jesteśmy gotowi by prowadzić rozmowę. Jeśli mówimy coś w złości lub w lęku to zazwyczaj kończy się to słowotokiem i brakiem aktywnego słuchania drugiej osoby. Kiedy czujesz, że emocje przejmują wodzę nad myśleniem logicznym zalecamy, byś poczekał z rozmową na później kiedy to emocje opadną. Przeżywanie nie jest drogowskazem do dobrej komunikacji interpersonalnej.
- nieumiejętność słuchania – najczęściej zamiast wysłuchać do końca wypowiedzi rozmówcy, koncentrujemy się na pierwszych słowach i układamy w głowie swoją odpowiedź. Zdecydowanie lepiej wysłuchać całego komunikatu rozmówcy. Cisza to nic złego. Jak chwilę zastanowisz się nad swoją odpowiedzią to nie zostaniesz źle oceniony.
- brak celu – prowadząc rozmowę musisz mieć z góry ustalony cel, jeśli chcesz się z kimś ostatecznie dogadać lub ustalić ważne elementy np. strategi marketingowej to zdefiniuj do czego dążysz i jaki ewentualny kompromis będzie dla ciebie satysfakcjonujący, bowiem często rozmowy, które trwają dłużej niż 15 minut są zbędne. Koncentracja na określonym celu pozwoli na uniknięcie konfliktu i gwarantuje satysfakcję obu stron.
- brak konkretów – zamiast powiedzieć sedno sprawy w dwóch – trzech zdania, wypowiedzi ciągną się całymi minutami. Rozmówca czuje się wtedy sfrustrowany i nie wie do czego się odnieść.
- stawianie diagnoz i potwierdzanie własnych hipotez – niestety każdy z nas patrzy na świat przez swoje doświadczenia i podejście do życia. Ktoś kto kłamie będzie uważał, że inni robią to samo. Często w rozmowach zamknięci jesteśmy na punkt widzenia drugiej osoby, chcąc potwierdzić lub narzucić własne spojrzenie.
- ocenianie, etykietowanie i krytyka – prowadząc rozmowę, szczególnie w obliczu konfliktu skup się na jednej sytuacji i opisuj zachowanie. Unikaj dawania etykiet oraz wyrażania swoich ocen i opinii. Owszem dla ciebie są one najważniejszą prawdą, podczas kiedy dla innych to zbędne ocenianie.
- domyślanie się – skłonność do nie-mówienia wprost przez co odbiorca wiadomości sam dopowiada sobie własną historię.
Wspomniane wyżej błędy w komunikacji utrudniają rozmowę i są źródłem wielu niepowodzeń i otwarciem konfliktu. Komunikacja to rozumienie innych ludzi, właściwe prezentowanie własnego zdania oraz nie poddawanie się wpływom.
