Dobra prezentacja to wyzwanie dla każdego prelegenta. Niemal codziennie prowadzimy prezentacje ? dla swojego zespołu, dla zarządu, dla inwestorów lub dla klientów. Im więcej mamy praktyki, tym pewniej się czujemy i tym lepiej powinniśmy sobie radzić z ich przygotowaniem i przeprowadzeniem. Jednak z własnego doświadczenia wiem, że nie zawsze prowadzący prezentację potrafi wykorzystać swój czas i zmaksymalizować szanse na sukces i przysłowiowe ?WOW !? uczestników spotkania. Statystycznie na jedną, naprawdę dobrą prezentację, dziesięć kolejnych będzie przeciętnych, nudnych i mało interesujących. Powodem nie jest temat prezentacji, ale sposób przedstawienia tematu przez prelegenta.
Oto 5 praktycznych wskazówek, które warto wykorzystać, jeśli chcecie przygotować dobrą prezentację i zainteresować jej odbiorców.
Twój entuzjazm jest ważny, ale pamiętaj o słuchaczach
Zawsze kiedy mówimy o czymś, co jest nam bliskie, z czym się identyfikujemy, potrafimy wykazać się ogromnym entuzjazmem (pomyśl jak opowiadasz o swoich dzieciach), co oczywiście powinno spodobać się naszym odbiorcom. Łatwo jest nam z pasją mówić o swojej własnej firmie, produkcie, który opracowaliśmy i wprowadzamy do sprzedaży, czy też o nowym pomyśle, który będziemy realizować.
Nie należy jednak zapominać o słuchaczach. Co oni wiedzą, a czego nie mogli się na pewno dowiedzieć ? Co jest istotne z ich perspektywy ? Jakie informacje będą dla mich wartościowe ? Dlaczego wzięli udział w spotkaniu ?
Jeśli sam odpowiesz sobie na te pytania, masz znacznie większą szansę, żeby skupić i utrzymać uwagę słuchaczy. Nie zanudź ich już na początku oczywistymi faktami.
Krótko, zwięźle i jasno – zasada KISS (Keep It Short and Simple)
Prezentując zagadnienie korzystaj ze zrozumiałego dla słuchaczy języka. Posługiwanie się trudnym, branżowym żargonem może utrudnić zrozumienie tematu. Pomyśl o swoich najlepszych nauczycielach lub dobrych prezentacjach, w których uczestniczyłeś. Z pewnością przypomnisz sobie, że temat przestawiany był w jasny i bardzo zrozumiały sposób, dzięki czemu łatwo się w nim odnajdowałeś.
Czy kiedykolwiek słyszałeś, żeby ktoś narzekał na zbyt krótką prezentację ? Ja nigdy. Pamiętaj, im krócej przedstawisz kluczowe informacje tym lepiej. Rozwodzenie się nad temat raczej będzie dla odbiorców prezentacji męczące. Dobra prezentacja, to krótka prezentacja. 15 do 30 minut powinno w zupełności wystarczyć na przeprowadzenie interesującej i dobrej prezentacji.
Nie spiesz się, pośpiech to Twój wróg
Pośpiech nigdy nie jest naszym sprzymierzeńcem. Pomyśl o tym, w jaki sposób przyswajasz sobie wiedzę. Z reguły czytasz i próbujesz zrozumieć, co pisze na dany temat autor. Jeśli coś jest niejasne czytasz ponownie, robisz notatki, zastanawiasz się nad przekazem.
Podczas krótkiej prezentacji Twoi słuchacze nie mają takiego komfortu. Z pewnością zdajesz sobie również sprawę z tego, że podczas prezentacji, kiedy jesteś zdenerwowany, nieświadomie mówisz szybciej. Co więcej, przygotowując prezentację staramy się w niej zawrzeć jak najwięcej informacji i przygotowujemy zdecydowanie zbyt wiele slajdów. Pamiętaj, większość uczestników nie zapamięta 80% prezentowanych przez Ciebie informacji i nie ma znaczenia, jak ciekawy jest temat i jak dobrze się przygotowałeś.
Jeżeli chcesz ułatwić sprawę sobie i swoim słuchaczom ogranicz treść tylko do tego, co najistotniejsze. Wyeliminuj te informacje, które odbiegają od tematu. Dodatkowo, możesz poprosić swoją publiczność, żeby zwrócili Ci uwagę, kiedy mówisz zbyt szybko. Innym rozwiązaniem jest kartka, którą położysz w widocznym tylko dla Ciebie miejscu, na której napiszesz ?NIE SPIESZ SIĘ !?. Proste i skuteczne rozwiązanie.
Zatrzymaj się na moment
Krótki „postój”, to bardzo dobry element każdej prezentacji, ale… Można go dobrze wykorzystać lub zepsuć całe dobre wrażenie. Wielu prezenterów oczekuje interakcji ze swoimi słuchaczami i zadaje pytania, niestety nie wiedząc jak wykorzystać to narzędzie.
?Dzisiaj porozmawiamy o tym, w jaki sposób możemy zwiększyć satysfakcję klienta. Pomyślcie proszę przez moment, kiedy Wasz Klient czuje się zadowolony? Z pewnością niektórzy z Was powiedzą, że?.?
No i klops ! Zadałeś pytanie i nie dałeś nikomu szansy na odpowiedź ? Co było Twoim celem ?
?Dzisiaj porozmawiamy o tym, w jaki sposób możemy zwiększyć satysfakcję klienta (sekunda, dwie przerwy). Pomyślcie proszę przez moment, kiedy Wasz Klient czuje się zadowolony? (kilka sekund przerwy).
Z pewnością niektórzy z Was powiedzą, że?.?
Z pozoru to samo, a jednak różnica jest bardzo istotna. W drugim przypadku pozwalasz słuchaczom pomyśleć nad odpowiedzią. Oczywiście kilka sekund to zbyt mało, żeby mogli sformułować jasną odpowiedź, jednak dajesz im szansę żeby odpowiedzieli w swoich głowach na postawione przez Ciebie pytanie. W tym momencie masz już na sali słuchaczy, którzy dzięki krótkiej pauzie zaangażowali się w Twoją prezentację. Podobną pauzę możesz również wykorzystać, kiedy powiedziałeś coś bardzo ważnego lub przechodzisz do kolejnego tematu.
Tak, wiem. Te kilka sekund ciszy jest dla Ciebie wiecznością, ale dla odbiorcy daje moment na zastanowienie. Pośpiech, to zły doradca, pamiętaj !
Najważniejsze ! Bądź sobą, bądź naturalny !
A jak tu być sobą, skoro na sali jest tylu ludzi ? Jesteś spięty, boli Cię brzuch i masz wrażenie, że za chwilę poniesiesz spektakularną klęskę na oczach wszystkich uczestników (przeżyłem to kilka razy…). Kilka osób na widowni to wyzwanie, naście zwiększa Twój stres, a kilkaset powoduje, że masz ochotę uciekać.
Podstawowa zasada, nie mów do wszystkich, nie próbuj skupić się na całej swojej publiczności ! Wybierz pojedyncze osoby, może jest wśród uczestników, ktoś z Twoich kolegów lub przyjaciół, mów do nich. Jeśli nie masz takiego kogoś na sali, znajdź wzrokiem osobę, która kiwa twierdzącą kiedy mówisz coś istotnego. Powiedz kilka zdań do niej i znajdź kolejną. Może kogoś z pozytywną miną. To są Twoi sojusznicy.
To proste rozwiązanie oszukuje Twoją głowę i daje Ci wrażenie, że prowadzisz rozmowę z kilkoma osobami, a nie stoisz przed wielką publicznością.
Dobra prezentacja to lata praktyki, błędów i wyciągania wniosków. Podobnie, jak w przypadku każdych innych umiejętności, liczy się doświadczenie i rozumienie partnera po drugiej stronie. Przedstawione wskazówki z pewnością pomogą Ci uniknąć najważniejszych błędów, a reszta to już tylko ćwiczenia.
