Skuteczne gospodarowanie czasem pozwala skupić uwagę na kluczowych zadaniach, zwiększa produktywność człowieka oraz pozwala unikać niewłaściwego wykorzystania czasu. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu sobą w czasie, człowiek potrafi sprecyzować, co jest dla niego ważne zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym. Równowaga zadań oraz realizacja celów prowadzi do pozbycia się stresu oraz pozwala uniknąć wypalenia zawodowego.
Umiejętność efektywnego zarządzania czasem pozwala wyznaczyć kierunek działań, określić zadania ważne/pilne oraz wytyczyć cele. Pierwszym etapem zarządzania czasem jest planowanie – czyli ustalenie jakie zadania należy wykonać, w jakim czasie, w jakiej kolejności oraz kiedy. Odpowiednia ilość czasu poświęcona na planowanie oszczędza go przy realizacji zadań. Kluczowa zasada planowania mówi, że czas przeznaczony na planowanie nie powinien przekroczyć 1% czasu potrzebnego do wykonania zadań.
Drugi etap to ustalanie priorytetów. Zdolność ustalania priorytetów polega na decydowaniu, jakie zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, a jakie pozostawić na koniec, bo są mniej istotne. Należy świadomie określić najważniejsze i najbardziej wartościowe zadania do wykonania. Głównym problemem jest zbyt wiele spraw do załatwienia na raz oraz duża ilość nieistotnych zadań, które wydają się niezbędne. Bez ustalenia ważności zadań, często na koniec dnia okazuje się, że po ciężkiej pracy najważniejsze zadania nie zostały zrealizowane i zaczynają się nasze nadgodziny. Realizację zadań należy rozpocząć od zadań priorytetowych. Do korzyści płynących z wyznaczania priorytetów należą: praca nad zadaniami najpilniejszymi, koncentracja na jednym zadaniu w określonym czasie, dotrzymanie terminów, osiąganie wyznaczonych celów w najbardziej efektywny sposób, oraz eliminacja zadań, możliwych do delegowania. Specjaliści zalecają także, by zadania których realizacja trwa krócej niż 2 minuty wykonać od razu.
Do oznaczania zadań można zastosować metodę ABC. Proces rozpoczyna się od wypisania wszystkich zadań do zrealizowania w ciągu dnia. Następnie każdą pozycję na liście należy oznaczyć kolejnymi literami alfabetu, według następujących kryteriów:
- A – tą literą oznaczone są zadania najważniejsze, które muszą być wykonane, ze względu na swoje konsekwencje. W przypadku kilku równie istotnych spraw mają one oznaczenia kolejno A-1, A-2, A-3, również z uwzględnieniem kryterium wagi;
- B – to czynności, które powinny zostać wykonane, ale nie pociągają za sobą takich konsekwencji jak wcześniejsze zadania. Pracę z nimi rozpoczynamy dopiero po zamknięciu grupy A;
- C – rzeczy do zrobienia, które są przyjemne, ale nie mają żadnego wpływu na wyniki pracy, realizujemy je w ostatniej kolejności.
Po zastosowaniu tej metody powstaje lista pozwalająca na prawidłową organizację pracy. Aby proces zakończył się powodzeniem należy bezzwłocznie rozpocząć wykonywanie zadań najwyższej rangi i pracować wytrwale do ich zakończenia
W dobie naszych czasów, gdzie czas jest na wagę złota, kluczową umiejętnością jest zarządzanie czasem. Ta praktyczna wiedza nie jest zarezerwowana tylko dla kierowników. Każdy z nas powinien nauczyć się kontrolować swój czas, po to aby nie mieć zaległości i związanego z tym stresu, a za to czas na odpoczynek oraz rozwój osobisty.
