Zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym każdy z nas przynajmniej raz analizował czyjąś pracę jak i sam został poddany ocenie. W większości z nas taka rozmowa budzi mnóstwo negatywnych emocji, a przede wszystkim naraża na duży stres. Wynika to między innymi z niewłaściwego sposobu przekazywania informacji zwrotnej, zbyt emocjonalnego podejścia, braku empatii i jasno sprecyzowanych celów, czy też sprzecznych interesów. Rozmowa oceniająca jest pomocnym narzędziem udzielania informacji zwrotnej i powinna ona motywować do dalszej pracy, skorygowania błędów i poprawy wyników.
Biorąc pod uwagę organizacyjną rzeczywistość wielu firm można zauważyć że feedback jest błędnie stosowany i pełni funkcję rozliczania z przeszłości, doszukiwania się błędów i ogólnikowego traktowania, co nie jest zgodne z jego założeniem. Nie warto koncentrować się na tym co było, należy wyciągać wnioski z przeszłość i skupić się na tym w jaki sposób będą realizowane przez pracownika kolejne zadania.
Celem rozmowy oceniającej powinno być zmotywowanie do dalszej pracy, weryfikacja błędów z równoczesnym wskazaniem słabych i mocnych stron. Jak tego dokonać?
Przygotuj się! Znajdź czas na przeanalizowanie zadań, w których uwidoczniły się zalety pracownika, jak i jego wady. To zapewni pełny obraz kompetencji i obszarów do rozwoju danej osoby, a w konsekwencji będzie celem rozmowy.
Uprzedź swojego rozmówcę o spotkaniu. Rozmowa z zaskoczenia, bez umożliwienia drugiej stronie przygotowania się może nadszarpnąć zaufanie i wywołać konflikt.
Zorganizuj bezpieczne miejsce na przeprowadzenie rozmowy w cztery oczy. Z zasady nie powinno się mówić o błędach, czy wadach przy osobach trzecich, natomiast warto przy nich chwalić.
Nie odkładaj feedbacku na później. Należy w miarę na bieżąco udzielać informacji zwrotnych.
Przeprowadź rozmowę. Warto zapytać o podejście pracownika do danego problemu ? jakie ma pomysły, jakiego wsparcia lub narzędzi potrzebuje.
Wypracuj w sobie techniki rozmowy oceniającej. Są nimi:
- kanapka motywacyjna ? model mówi o tym, że informację negatywną trzeba ?opakować? w informacje pozytywne.
- model FUKO, który zakłada, że należy mówić o FAKTACH, USTOSUNKOWUJĄC SIĘ do sytuacji i problemów, nie zapominając o KONSEKWENCJACH przy równoczesnym określeniu swoich OCZEKIWAŃ.
- metoda SBI (Situation, Behavior, Impact) ? ta prosta metoda traktuje o tym, że najpierw należy odnieść się do konkretnej sytuacji, najlepiej tuż po tym jak miała ona miejsce, następnie zwrócić uwagę na zachowanie danej osoby, nigdy nie odnosząc się do niej bezpośrednio. Na końcu wyjaśnić, jaki wpływ i konsekwencje niosło za sobą dane zachowanie.
- Opis, a nie osąd ? opisuj to co widziałeś i słyszałeś, koncentrując się na zachowaniach, a nie własnych ocenach. Wbrew pozorom istnieje znacząca różnica w ocenie osoby, a jej zachowania.
- ?Ja?, a nie ?Ty? ? mów o sobie i swojej perspektywie widzenia danej sytuacji.
- Model mniej/więcej ? opisuj daną sytuację w kategoriach mniej lub więcej, zamiast tak lub nie. Postaraj się nie generalizować i nie używać etykiet. Postrzeganie sytuacji w sposób czarno-biały i mało elastyczny prowadzi do konfliktów.
Bazuj na przykładach. Dużo lepiej prowadzić rozmowę jeśli bazuje ona na zdarzeniach, które faktycznie miały miejsce niż na subiektywnych opiniach. W tych ostatnich zawsze będzie trudno nam się zgodzić. Warto prowadzić spis pozytywnych i negatywnych zdarzeń z życia członków zespołu.
Aktywnie słuchaj. Feedback zakłada dialog, a nie musztrę. Zapytaj pracownika, co sądzi o danej sprawie, jak to się stało, że popełnij błąd. Spróbuj zrozumieć jego perspektywę.
Skupiaj się na rozwiązaniach. Warto wziąć pod uwagę to, że celem przekazania informacji zwrotnej nie jest wskazanie błędów czy też ukaranie, ale poprawa obecnego stanu rzeczy. Najważniejszą częścią rozmowy powinno być wspólne rozwiązanie problemu. Dziel się swoimi pomysłami i uwagami. Unikaj przy tym udzielania rad.
Ustal datę weryfikacji i konsekwencje braku poprawy. Należy ustalić czas na przeprowadzenie zmian oraz dla wzmocnienia przekazu można wskazać na konsekwencje braku poprawy.
Podsumuj i zapytaj, czy wszystko zostało dobrze zrozumiane.
Należy podkreślić też, że nie udzielanie feedbacku może powodować frustrację pracowników. Dlatego tak ważne jest posiadanie umiejętności przekazywania informacji zwrotnych. Dobrze udzielony feedback pozwala na poprawę wzajemnych relacji, wzmacnia współpracę, buduje zaufanie, zapewnia rozwój, a przede wszystkim umożliwia znalezienie odpowiedź na pytanie: ?Jak widzą nas inni??.
