Częstym błędem związanym z organizacją czasu jest fakt, że wszystko usiłujemy zrobić sami. Niemal każdy z nas ma możliwość powierzania zadań innym (podwładnym lub współpracownikom), ale wielu z nas robi to niechętnie.
OPÓR W DELEGOWANIU ZADAŃ (MOŻLIWE WYMÓWKI):
- „wyjdę na tym lepiej, jeśli zrobię to sam”
- „nie chcę przeciążać moich podwładnych, współpracowników,
- „gdyby tylko był ktoś, komu mógłbym oddelegować to zadanie”
- „nie chcę stracić kontroli”
- „nie mam czasu delegować”
- „skończy się tylko na tym, że będę musiał to zrobić sam”
- „chcę być niezastąpiony”
- „wiem dokładnie jak to ma zostać zrobione”
- „jeśli kogoś o to poproszę, będzie mnie nękał co pięć minut”
- „nie wiem jak delegować”
Delegowanie to przekazanie komuś innemu odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co początkowo było naszym obowiązkiem. Skuteczne delegowanie oznacza powierzenie innej osobie realizacji konkretnego celu, pozostawiając mu pewną swobodę i samodzielność podejmowania decyzji, wyboru środków i metod. Delegowanie polega nie tylko na przekazaniu pracownikom zadań, ale także koniecznych uprawnień i odpowiedzialności za ich wykonanie.
Przy wyznaczaniu osoby do realizacji konkretnego zadania należy uwzględnić stopień zaufania i samodzielności pracownika. Powinniśmy przy tym wykorzystać jeden z siedmiu stopni delegowania wg. H. Shermana.
- I stopień delegowania – Działaj, nie są potrzebne żadne dalsze kontakty ze mną
- II stopień delegowania – Działaj, powiadom mnie co zrobiłeś
- III stopień delegowania – Zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić i zrób to, chyba, że Ci zabronię
- IV stopień delegowania – Zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić i zaczekaj z działaniem, aż wyrażę zgodę
- V stopień delegowania – Zbadaj problem, przedstaw możliwe działania, argumenty za i przeciw; przedstaw do mojej akceptacji jedno z rozwiązań́
Dlaczego warto delegować?
- Zyskujemy czas.
- Powierzanie zadań przyczynia się do rozwoju innych osób.
- To co interesuje nas w niewielkim stopniu może być bardzo interesujące dla innych osób.
- Nie możemy być w dwóch miejscach jednocześnie.
- Zlecone zadanie może być wykonane lepiej.
Delegowanie zapewnia organizacji wiele korzyści, takich jak skuteczniejsze zarządzanie, bardziej kompetentni i efektywniejsi pracownicy oraz wydajniejszy zespół. Dzięki właściwemu przekazywaniu zadań, a przy tym rozwijaniu pracowników zyskujesz zaangażowany, silny, lojalny i zorientowany na rezultaty zespół.
