Bez sprzecznie, w większości organizacji źródłem kontaktu jest komunikacja e-mail. Lubimy wszystko mieć potwierdzone na piśmie, a komunikacja werbalna niestety lub stety zastępowana jest elektronicznymi formami przekazu, co powoduje, iż nie raz toniemy w morzu maili. Naukowcy z University of California przeprowadzili badania z których wynika, iż pocztę elektroniczną sprawdzamy średnio 77 razy dziennie! Ponadto, szacuje się, iż 23% czasu pracownika pochłania odpisywanie, segregowanie, czytanie i „sprzątanie” e-maili!
Jeśli więc chcesz, by pisane przez Ciebie e-maile były otwierane, czytane i rozumiane, istnieje kilka wskazówek, które to umożliwią.
Najważniejszy jest temat – krótki i naprowadzający na sprawę. Niektórzy mają zwyczaj pisania długich tematów w celu natychmiastowego zapoznania odbiorcy ze sprawą. W gruncie rzeczy to bystry plan, iż treść w temacie jest szczegółowa i obszerna ale niestety nie ma na to miejsca w rubryce temat. Dobry temat powinien sprzyjać segregacji wiadomości na sprawy pilne, ważne, nieważne i niepilne zgodnie z Matrycą Eisenhowera.
Kiedy wiadomość ma już temat, przyszedł czas na jej treść, poleca się unikania pisania prac doktorskich. W przypadku potrzeby przekazania dużej ilości informacji najlepiej jest podjąć kontakt werbalny, a w mailu napisać parę punktów podsumowania. Twoje e-maile powinny zawierać tylko najważniejsze informacje, które musisz przekazać, więc trzymaj się tylko jednego tematu, określ jego znaczenie i dodaj załączniki, które są związane z tematem i zawierają treści szczegółowe. Pamiętaj o tytułowaniu załączników. Reasumując, treść powinna skupiać się na realizacji jedno celu. Dobry mail to taki, który zwiera maksymalnie 200 słów. Mile widziane w mailach jest używanie cyfr i konkretnych danych.
W komunikacji elektronicznej, ważna jest szata graficzna. Użyj elementów wizualnych, wypunktowania oraz, jak wspomniano wcześniej, linków lub załączników w celu przekazania szczegółów. Unikaj stosowania wielkich liter, lepiej jak zaakcentujesz słowa kolorem lub pogrubieniem.
Pamiętaj, żeby w komunikacja e-mail skupiać się na jednym, dwóch celach na raz. Tworzenie wierszy tematycznych oraz utrzymywanie samej wiadomości treściwej i krótkiej sprawi, iż twoje e-maile przyciągną uwagę.
Natomiast w zakresie zarządzania przychodzącymi mailami ważne jest to, by je segregować, a także oznaczać jako przeczytane/nieprzeczytane. Dzisiejsze narzędzia pozwalają na to, że można tworzyć różne kategorie wiadomości. Warto, też przeznaczać określoną części dnia, godzin na sprawdzanie skrzynki, odświeżanie jej co 5 minut to zazwyczaj pożeracz cennego czasu pracy.
