Nauka oszczędnego i rozsądnego gospodarowania czasem jest jedną z najważniejszych umiejętności, którą warto opanować. Właściwe wykorzystanie czasu jest istotne w odniesieniu do wszystkich dziedzin życia, ale szczególne znaczenie ma w przypadku aktywności zawodowej.
Korzyści wynikające z opanowania procesu zarządzania czasem to między innymi zwiększona produktywność, spełnienie zawodowe, obniżenie poziomu lęku i stresu, związanego z natłokiem pracy.
Do podstawowych narzędzi pomocnych w gospodarowaniu czasem należy technika wyznaczania celów SMART. Skrót ten oznacza najważniejsze zasady mądrze wyznaczonego celu:
- specific (konkretny) – określony możliwie najbardziej precyzyjnie, zapisany za pomocą zdań oznajmujących nacechowanych pozytywnie;
- meaningful (znaczący) – tylko wartościowe i ważne zamierzenia wzbudzają motywację do działania;
- action- oriented (zorientowany na działanie) – cel nie może być uzależniony od innych ludzi lub zdarzeń, musi być zależny od działań osoby, która go wyznacza;
- responsible (odpowiedzialny) – cel powinien być zgodny z zasadami moralnymi i regułami, którymi kieruje się konkretny człowiek;
- time- bound (określony czasowo) – data docelowa oraz daty okresowe pozwalają na określenie stopnia realizacji zadania.
Swoje codzienne obowiązki uporządkuj w formie celów, nazwij i rozpisz. Pamiętaj, że czynności 2-3 minutowe powinno wykonywać się od razu.
Kiedy cele zostały określone należy je uporządkować według dwóch zmiennych: pilność oraz ważność. Rzeczy ważne wynikają z określonych celów, natomiast rzeczy pilne zależą od czasu i nie determinuje to ich ważności. Na bazie tych założeń powstała metoda zarządzania czasem, nazwana od jej twórcy macierzą Eisenhowera. Zgodnie z jej zasadami zadania dzielą się na cztery możliwe kombinacje.
- Zadania pilne i ważne – sprawy, które są bardzo istotne i wymagają szybkiego działania, gdyż są zależne od czasu. Pociągają za sobą znaczące konsekwencje. Zadaniami z tej strefy możemy zarządzać w czasie w bardzo ograniczonym zakresie. Wymagają one pilnego wykonania nie pozostawiając innego wyboru.
- Zadania pilne i nieważne – często są to zadania istotne dla kogoś innego, niemające znaczenia dla osoby, która musi je wykonać. Do takich spraw zaliczają się e-maile i telefony, które, mimo, że nie dotyczą kwestii ważnych i pilnych stają się takimi poprzez medium, przez które przychodzą. Obowiązki te mogą być oddelegowane do innych osób.
- Zadania niepilne i nieważne – są to czynności marnotrawiące czas. Głównym zadaniem jest ich wyeliminowanie z dnia pracy. W ich identyfikacji pomaga rejestr czasu. Narzędzie to pozwala zauważyć, jakie sprawy z tego obszaru „kradną” cenny czas każdego człowieka.
- Zadania niepilne i ważne – zadania pozwalające kontrolować czas. Sprawy z tej strefy w każdej chwili mogą stać się pilne, więc nie należy ich odkładać, co zmniejszy poziom stresu. Ten obszar macierzy jest inwestycją w realizację celów.
W organizacji dnia pracy ogromne znaczenie ma również krzywa wydajności. Wydajność człowieka w ciągu dnia pracy podlega, dającym się przewidzieć wahaniom. W określonych porach dnia organizm człowieka funkcjonuje lepiej, zarówno od strony psychicznej i fizycznej. Zadania, które w najlepszej porze dnia zajmują mniej czasu, w innej mogą znacznie się wydłużać. Szczyt wydajności człowieka występuje w godzinach przedpołudniowych (8-12). Godziny popołudnie to obniżenie wydajności, następnie wczesnym wieczorem pojawia się przejściowy wzrost. Późne godziny wieczorne i nocne to kolejny spadek, który osiąga swój kulminacyjny spadek około godziny czwartej.
Aby skutecznie, a przede wszystkim efektywnie gospodarować swoim czasem, należy wypracować wskazane powyżej nawyki. W pierwszej kolejności uporządkuj swoje zadania w formie celów, a potem podziel je według porządku – pilne, ważne. Zacznij, od tych pilnych i ważnych, a następnie wykonaj niepilne, ale ważne! Zacznij działać już dziś!
