Wiele publikacji poświęcono już takim zagadnieniom jak opracowanie celów, przygotowanie planu działania i ustalanie priorytetów i kiedy nadchodzi czas na podjęcie działania (tak zwana praca właściwa) to na koniec dnia okazuje się, że połowa zamierzeń nie została zrealizowana. Na etapie organizacji pracy i jej fizycznego wykonania bardzo pomocne są wszelkie środki, które zwiększą wydajność oraz pozwalają oszczędniej gospodarować czasem. Korzystając z zaleceń jak kształtować swój dzień pracy, praca staje się bardziej efektywna.
W organizacji dnia pracy ogromne znaczenie ma krzywa wydajności. Wydajność człowieka w ciągu dnia pracy podlega, dającym się przewidzieć wahaniom. W określonych porach dnia organizm człowieka funkcjonuje lepiej, zarówno od strony psychicznej i fizycznej. Zadania, które w najlepszej porze dnia zajmują mniej czasu, w innej mogą znacznie się wydłużać. Szczyt wydajności człowieka występuje w godzinach przedpołudniowych (8-12). Godziny popołudniowe to obniżenie wydajności. Następnie wczesnym wieczorem pojawia się przejściowy wzrost. Późne godziny wieczorne i nocne to kolejny spadek, który osiąga swój kulminacyjny spadek około godziny czwartej.
We współczesnym świecie mamy do czynienia z dwiema kategoriami ludzi: sowy i skowronki. Dla tych dwóch grup krzywa wydajności może być inna. Skowronki najefektywniej pracują w godzinach przedpołudniowych, zaś sowy w godzinach późniejszych. Dla znacznej większości jest to jednak pora wczesna, dlatego w tym czasie powinny być wykonywane zadania najistotniejsze z punktu widzenia realizacji celów. Daje to również motywację do pracy przez pozostałą cześć dnia.
Kolejnym narzędziem, które może przyczynić się do sukcesu realizacji wszystkich zadań jest kontrola wyników pracy oraz wykorzystania czasu na jej wykonanie. Podstawą weryfikacji tego obszaru może być analiza dziennej listy zadań i ich realizacji. Znacznym ułatwieniem wykonania tego zadania jest pisemne planowanie. Przegląd planów i analiza ich wykonania pozwala na kompleksową ocenę wykorzystania czasu pracy. To z kolei jest podstawą do przyszłych korekt i ewentualnych usprawnień. Analizie powinien podlegać czas pracy, czas odpoczynku oraz snu. Cały proces prowadzi do zidentyfikowania strat czasu i ustalenia, jaka jest przyczyna.
Kolejny obszar kontroli to analiza wyników pracy. Wyniki mogą być przedstawione w formie wskaźników, np.: liczba odbytych spotkań, wartość wynegocjowanych kontraktów, liczba godzin spędzonych na szkoleniach. Ogólne wskaźniki i miary nie zostały jeszcze opracowane, dlatego bardzo istotne jest samodzielne opracowanie takich wskaźników przez osobę zarządzającą. Zdefiniowanie wskaźników poszerza wiedzę o wykorzystaniu własnego czasu i umożliwia okresowe porównania.
Jak się okazuje, stworzenie planów i definiowanie celów nie wystarcza jeśli podejmowane w pracy działania nie są monitorowe i dostosowane do indywidualnych możliwości psychofizycznych każdego z nas.
