Świat stałby w miejscu gdyby nie potrzeba zmian i odkrywania wciąż czegoś nowego, wcześniej nieznanego. To chęć i odwaga do podejmowania wyzwań i brania na siebie ryzyka. Organizacje, które stawiają na innowacyjność, ciągle podlegają procesom zmian, ku lepszemu. Jest to jeden z najtrudniejszych etapów rozwoju firmy, wielu kierowników nie jest gotowych na podjęcie nowych wyzwań i odnalezienie się w nowym środowisku, a samo wdrożenie zmian stanowi dla nich duże ryzyko. Nawet w życiu nie zawsze jesteśmy gotowi na porzucenie starych nawyków i boimy się zmian.
Zarządzanie zmianą jest procesem. Nie przebiega według gotowych schematów i prowadzi do rezultatów, które nie są do końca określone, ponieważ zachodzą w zespole ludzkim,np. jednym z czynników zaburzającym przebieg procesu jest opór pracowników wobec zmiany. Podstawowym warunkiem zmiany jest dobra diagnoza. Przeprowadzenie trwałej zmiany organizacji przy aktywnym współudziale jej pracowników wymaga dużego zaangażowania i wiary menedżerów w potrzebę tego procesu, oraz dokładnego i możliwie szczegółowego planu jego przeprowadzenia. Jak zatem wprowadzać zmiany na poziomie organizacji czy zespołów?
Etapy przeprowadzania zmian:
ETAP 1 – FAZA PRZYGOTOWANIA I USTALENIA CELU ZMIANY:
- diagnoza potrzeb, podjęcie decyzji o konieczności przeprowadzenia zmian, opracowanie ogólnych celów; rozpoznanie źródła potrzeby zmian, sformułowanie wizji i strategii działania,
- analiza i diagnoza szans oraz zagrożeń istniejących w otoczeniu,
- analiza sytuacji wewnętrznej organizacji, jak również dostępnych zasobów,
- opracowanie typów zmian w ujęciu strategicznym oraz operacyjnym, dokonanie ich oceny, utworzenie zespołu, który zajmie się wdrożeniem zmian,
- dokonanie wyboru najlepszego rozwiązania oraz jego zaprojektowanie.
ETAP 2 – FAZA WDROŻENIA I REALIZACJI ZMIAN:
- stworzenie szczegółowego projektu zmian oraz projektu wdrożenia,
- zdefiniowanie kamieni milowych,
- rozpoczęcie zmiany od peryferii (mniejszych obszarów), a następnie rozprzestrzenienie jej na cały obszar objęty zmianą,
- stworzenie harmonogramów wdrożenia i podział obowiązków między członkami zespołu,
- wprowadzenie projektu zmian w praktyce (w strukturze organizacyjnej, zasobach technicznych, technologicznych),
- odpowiednia kontrola programu wdrożeniowego i terminowości realizowanych zadań.
ETAP 3 – EWALUACJA I KONTROLA:
- ewaluacja przeprowadzonych zmian,
- wzmacnianie dotychczasowych osiągnięć,
- zakotwiczenie nowego podejścia w kulturze organizacji,
- wprowadzanie ciągłych udoskonaleń.
To tylko prosta lista czynności, które trzeba podjąć na drodze wdrażania w życie nowych nawyków i rzeczywistości. Skuteczne zarządzanie zmianą nie jest już tak powszechne. Bez zdolności przewidywania i przygotowania, organizacje wpadają w pułapki, które zazwyczaj daje się przewidzieć oraz uniknąć. Z jakimi najbardziej typowymi pułapkami mogą się zetknąć organizacje i jak sobie z nimi poradzić?
- Nie wystarczający czas przygotowania.
Przeprowadzenie zmian często rozpoczyna się pod presją czasu. Pracowników informuje się w pośpiechu i fragmentarycznie. Przez co menedżerowie są niezadowoleni z powolnych postępów i obarczają za to winą pracowników, twierdząc, że brakuje im zaangażowania i poświęcenia oraz że nie widzą potrzeby i pilności zmian. Aby temu zapowiedz liderzy powinni zaszczepić w swoim zespole potrzebę przeprowadzanie zmiany, ustanowić ogólny i wspólny dla wszystkich cel, zapewnić odpowiednią przestrzeń na planowanie, dyskusję, dostosowywanie i korygowanie informacji. Tylko wtedy organizacja, jako całość może pójść do przodu.
- Nie właściwa komunikacja.
„Czy jestem dobrze zrozumiany?, Jak mnie zrozumiałeś?, Co mogę zrobić, abyśmy się lepiej komunikowali?”- to trzy podstawowe pytania, jakie powinni zadawać sobie zarówno członkowie organizacji, jak i zwykli ludzie, którzy chcą się lepiej komunikować. Zadanie trzech prostych pytań i uzyskanie na nie odpowiedzi spowoduje, że nasza komunikacja stanie się efektywniejsza i ograniczy do minimum ryzyko związane z niepoprawnym odbiorem komunikatu.
- Zły podział zadań oraz nie ustalanie kamieni milowych.
W procesie zachodzenia zmiany wyznacz etapy projektu, zdefiniuj kamienie milowe, wskaż terminy odbioru prac, ustal podział obowiązków i odpowiedzialności w Twoim zespole.
- Wyznaczaj zdecydowany kierunek podczas kryzysu.
Kryzys w organizacji wymaga jasnych wytycznych wynikających z silnego przywództwa. Silny lider znajdzie – nawet pod presją – czas na refleksję, angażując i słuchając odpowiednich ludzi oraz wykazując się odwagą w podejmowaniu twardych decyzji, jeśli będzie taka potrzeba.
- Stawiaj na pierwszym miejscu ludzi, a nie zyski.
Celem biznesu jest zachęcenie ludzi do wyrażania i dzielenia się swoją kreatywnością, dla dobra wszystkich. Dbaj o poprawność relacji i buduj zaangażowanie pracowników.
