Czas to pieniądz – na przestrzeni lat coraz częściej doceniamy znaczenie tego stwierdzenia. Statystycznie z roku na rok jesteśmy coraz bardziej zabiegani i zaprzątnięci swoimi obowiązkami, pomimo tego, że na rynku szkoleniowym dostępnych jest mnóstwo poradników, szkoleń oraz narzędzi, które mają służyć propagowaniu wiedzy na temat skutecznego planowania i zarządzania czasem.
Jakie są zatem podstawowe filary skutecznego zarządzania czasem, które możesz zastosować już dziś i cieszyć się odrobiną wolnego? Czy efektywne zarządzanie czasem, czy jak inni wolą zarządzaniem sobą w czasie jest możliwe i zakłada chwilę dla siebie? Jakie błędy zarządzając czasem popełniamy najczęściej?
Podstawową zasadą zarządzania, nie tylko czasem ale w ogóle jest planowanie. Zarządzanie to niespontaniczne piątkowe wyjście na przysłowiowe piwo ale przemyślany plan od a do z! Plan powinien być przygotowany w kalendarzu lub notatniku, ten w głowie raczej nie będzie w tym przypadku przydatny.
Plan, musi zakładać listę naszych obowiązków i zadań do realizacji w określonym czasie, najlepiej w przeciągu tygodnia. W planie należy uwzględnić przewidywany czas realizacji zadań i to najlepiej z górką.
Pisząc plan zazwyczaj popełniamy dwa podstawowe błędy. Pierwszy z nich to nie uwzględnianie czasu na przerwy i przysłowiowy czas dla siebie. Dobry plan uwzględnia czas na nagłe i nieprzewidziane sytuacje, potocznie zwane pożarami oraz na chwile relaksu lub przyjemności, które z reguły stają się motywatorem do realizacji pozostałych zadań.
Drugi najczęściej popełniany błąd w planowaniu to planowanie na ostatnią chwilę. Planu na cały tydzień lub na poszczególny dzień nie układamy w poniedziałek, kiedy po weekendzie jesteśmy mało zmotywowani i zazwyczaj wszystko z zasady trwa dłużej 🙂 Plan tygodniowy pisz w piątek, ew. w niedzielę. A plan dzienny w dniu poprzedzającym. Meldując się o 09:00 w pracy, plan dnia/tygodnia powinien być już gotowy. To ułatwi Ci start w nowym dniu i szybszy rozruch, bo będziesz już wiedział co robić, bez otwierania poczty, która przez przypadek potrafi „zjeść” dużo czasu.
Kolejny ważny aspekt zarządzania czasem to wszelkie rozpraszacze czyli komunikatory, serwisy internetowe, koledzy zza biurka czy telefon od koleżanki. Pracując nad określonym zadaniem porzuć wszelkie rozpraszacze. Nasz mózg przerzucając uwagę między jednym, a drugim zadaniem zużywa cenną energię, przez co szybciej się męczy i dekoncentruje.
Trzecim błędem jest zaczynanie realizacji planu od zadań najłatwiejszych, na koniec zostawiając zadania trudne i czasochłonne. Zadania, które zajmują więcej niż 2-3 godziny należy podzielić na mniejsze partie. Specjaliści od planowania zalecają realizację trudniejszych zadań na samym początku.
Planując, warto podzielić zadania na tak zwane „stałki”, czyli zadania wykonywane stale oraz zdania zmienne, które robimy wyjątkowo lub od czasu do czasu. Stałki, najlepiej delegować innym jeśli jest taka możliwość lub wykonywać w czasie kiedy aktywność człowieka jest niższa czyli np. po posiłku.
Umiejętność zarządzania czasem i określania priorytetów, tak jak każda inna kompetencja wymaga jednak praktyki. Dlatego, jeżeli nie widzisz efektów natychmiast, nie zniechęcaj się. Pamiętaj, że trening czyni mistrza, a zarządzanie czasem to umiejętność, którą można wyćwiczyć.
