Myślę, iż większości z nas czas przecieka przez palce. Idziemy do pracy, parę spotkań, kilka wysłanych maili, lunch i tak mija 8 godzin. Niby dużo, a w rzeczywistości okazuje się, że wciąż za mało. Gdzie jest więc ten cenny czas? Może w smartphonie, serwisach społecznościowych, przy automacie z kawą, bądź w grach?
Niemniej jednak, podczas codziennej pracy nie da się w 100% wykluczyć sytuacji, które kradną czas. To tak zwani „złodzieje czasu”. Można powiedzieć, że najczęściej wymienianymi przeszkodami w pracy są:
- Niedobór lub nadmiar informacji.
- Nieumiejętność delegowania zadań.
- Zbyt wiele rozmów telefonicznych.
- Zbyt wiele przerw spowodowanych bezpośrednimi rozmowami.
- Przedłużające się zebrania.
- Przekładanie na tak zwane jutro.
- Zła organizacja czasu pracy.
- Niejasne cele.
Z tymi złodziejami można walczyć. Ale jak?
Zbyt dużo informacji.
Tu największe pole do popisu mają menedżerowie; mogą po prostu zlecić komuś wstępną segregację materiałów, tak by do nich trafiały te naprawdę istotne. Nadmiar informacji zazwyczaj jest też w mailach, które często wysyłane są do zbyt dużej ilości osób na tak zwanym CC. Możesz wypracować regułę, iż maile, otwierasz tylko w określonym czasie np. zawsze kwadrans przed pełną godziną albo zaraz po zakończonym zadaniu. W przypadku nadmiaru informacji czytaj materiał nagłówkami i zatrzymaj się na tym co naprawdę dla Ciebie istotne.
Niedobór informacji
Taka sytuacja jest następstwem złej komunikacji. Sprawdź, gdzie informacje się zatrzymują i dlaczego. Być może niektórzy nie wiedzą, że te informacje są Ci potrzebne? Nie bój się pytać, a w mailach zawsze zadawaj pytania szczegółowe i konkretne. Niedobór informacji dotyczy także zebrań, na które często przychodzimy nieprzygotowani.
Nieumiejętność delegowania zadań.
Pamiętaj, że nie wszystko musisz robić sam. Niektóre sprawy ktoś usiłuje wrzucić Ci na głowę, mimo że nie należą do Twoich obowiązków. Nie bądź superbohaterem. Jeśli jesteś menedżerem, deleguj uprawnienia i zadania, pamiętając, że:
- nie mogą one dotyczyć Twoich obowiązków jako menedżera (planowanie, organizacja pracy zespołu, ocenianie),
- nie kontroluj na każdym kroku – umów się wcześniej z pracownikiem, po jakich etapach będzie Ci zdawał raport z wykonania zadania,
- zlecając zadanie omów je w kategoriach celu – pozytywny (nastawiony na rezultaty), samodzielnie osiągalny, określony w czasie i precyzyjny, odpowiednio duży (powinien stanowić wyzwanie dla pracownika) i ekologiczny (nie powinien przynosić szkody firmie i pracownikowi);
Zbyt wiele rozmów telefonicznych:
Warto, przypomnieć, że jeszcze 100 lat temu nie było telefonów, a świat biegł do przodu. Nie każdy telefon trzeba odebrać, ba! Telefony rozpraszają i powodują ucieczkę cennych minut z planu dnia. Ustal, listę kontaktów, które musisz zawsze odebrać, a resztę wyciszaj, oddzwaniając w przerwie w pracy lub po zakończonym zadaniu. Prowadząc rozmowę, skracaj ją do konkretów i staraj się nie odbiegać od tematu.
Zbyt wiele przerw spowodowanych bezpośrednimi rozmowami:
Doskonale wiemy, że jeśli ktoś pyta „masz minutkę?”, zabierze nam dużo więcej czasu. Jeśli ktoś ciągle przerywa Ci pracę, spróbuj:
- przemeblować swoje miejsce pracy tak, by nie dawało szans na ciągłe przeszkadzanie (np. przy Twoim biurku nie powinno stać puste krzesło)
- nie wdawaj się w dyskusje o meczu czy filmie
- pamiętaj o mowie ciała – kontakt wzrokowy zachęca do przerywania Ci pracy (postawa pochylona i skupiona)
- jeśli masz do wyboru – rozmawiać u siebie lub u kogoś, zawsze wybierz drugą opcje – wtedy Ty decydujesz, kiedy wyjść
- najlepiej rozmawiać w miejscach neutralnych (przy drukarce, kserokopiarce, kuchence, automacie do kawy, bańce z wodą itd.)
Odwlekanie wykonania zadań
Zawsze pamiętaj o zadaniach priorytetowych oraz o tym, by wyrobić nawyk wykonywania zadań według planu, kosztem swojego lenistwa :). Nie odkładaj zadań na później w myśl zasady, czego nie zrobisz dzisiaj będziesz musiał zrobić jutro. Wiadomo, jak istotne jest planowanie. Bardzo przydaje się też kalendarz i porządek w dokumentach. Może warto jeszcze powiedzieć o jednym: że puste biurko świadczy o uporządkowanym umyśle. Jeśli na Twoim biurku leżą stosy papierów, nie będziesz dobrze zorganizowany. Warto również, poświęcić jeden tydzień roboczy i spisać wszelkie podejmowane czynności razem z ich czasem trwania, wtedy przekonasz się co zabiera Ci czas.
Niejasne cele:
Trzeba pamiętać o dobrze sformułowanym celu (SMART), by dokładnie wiedzieć co robić. „Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, skąd będziesz wiedział, że tam dotarłeś?
Na zakończenie dodam, iż coraz więcej telefonów posiada aplikację, która mierzy dokładnie czas spędzony przed ekranem telefonu. Mój średni czas przed Iphonem z ostatnich 7 dni to aż 2 godziny i 55 minut! I tak właśnie znalazłam mojego złodzieja czasu! A co Tobie zabiera czas?
