W codziennej pracy często pojawiają się sytuacje i zadania, które ?kradną? nasz czas przeznaczony na wykonanie powierzonych nam obowiązków. To tak zwani ?złodzieje czasu?. Każdy człowiek mógłby stworzyć własną listę negatywnych zachowań, które wpływają na spadek koncentracji oraz efektywności.
Rozpraszacze, bo o nich mowa, można podzielić na te, o których człowiek decyduje sam, ponieważ wynikają one z jego wewnętrznej motywacji oraz na te, które źródło mają w uwarunkowaniach zewnętrznych i niestety nie mamy na nie wpływu.
Poniżej przedstawiamy listę najczęściej powtarzających się „złodziei czasu”, na które możemy mieć bezpośredni wpływ.
| ZŁODZIEJ CZASU | JAK Z NIM WALCZYĆ ? |
| Niedobór informacji oraz zbyt długi czas przeznaczony na ich poszukiwanie (np. brak komunikacji między działami w obrębie jednej organizacji) | Taka sytuacja jest następstwem nieprawidłowej komunikacji. Sprawdź, gdzie informacje się zatrzymują i dlaczego. Być może niektórzy nie wiedzą, że te informacje są Ci potrzebne? |
| Nieumiejętność delegowania zadań | Nie bój się delegować. Nie musisz robić wszystkiego samemu. Warto poświęcić czas na doszkalanie swoich współpracowników. Najlepiej delegować zadania, które są cykliczne i czasochłonne. |
| Przeciągające się rozmowy telefoniczne | Rozmowy należy skracać do konkretów, eliminując zbędne ?pogadanki?. Pamiętaj, że odrywający Cię od czynności telefon może poczekać. Przystępując do ważnego zadania wszelkie komunikatory warto odłożyć na bok, włączając połączenia tylko od osób, których telefon trzeba odebrać. |
| Internet | Zawrzyj umowę sam ze sobą ? wchodząc do biura wyłączaj portale społecznościowe, serwisy informacyjne i plotkarskie. Zaglądaj do nich w drodze do pracy lub w czasie przerwy. Możesz potraktować je także jako nagrody po zrealizowanym zadaniu. |
| Zbyt duży chaos informacyjny | Zapisuj kluczowe dla siebie informacje i porządkuj dokumenty. Staraj się nie doprowadzać swojego warsztatu pracy do bałaganu w którym znalezienie czegoś zajmuje cały dzień (nazywaj dokumenty które tworzysz, segreguj maile i wychwytuj informacje ważne i przydatne do realizacji Twoich obowiązków). |
| Kontakty towarzyskie w czasie pracy | Przedłużające się rozmowy przy automacie do kawy to jeden z bardziej popularnych pożeraczy czasu. Kontakty towarzyskie są ważne nie mniej jednak dobrą praktyką jest wyjście na kawę po godzinach oblężenia automatu, a także po całkowitej realizacji zadania. Możesz również świadomie kontrolować czas spędzony na przyjemnościach np. poprzez wyznaczanie 5 minut na kawę. |
| Niejasne cele i zła organizacja czasu pracy | Należy aktywnie stosować narzędzia zarządzania czasem (matryca Eisenhowera, cele SMART, priorytetyzacja zadań). |
| Brak asertywności. | Robisz coś za kogoś i nie umiesz odmawiać? Naucz się mówić nie! Pomagaj innym tylko wtedy kiedy Twoje zadania zostały w pełni zrealizowane. |
