Czy zastanawiałeś się kiedyś jak dużo czasu spędzasz w pracy i co wtedy właściwie robisz? Według badań przeprowadzony przez OECD (Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju) w pierwszym kwartale 2015 roku statystyczny Polak spędził w pracy ok 39,4 godziny tygodniowo. Statystki pokazują również, iż Polacy pracują średnio o około dwie godziny dłużej niż mieszkańcy innych krajów Europy Zachodniej, niestety nie przekłada się to na efektywność, w której na tle krajów europejskich zajmujemy piąte miejsce ale niestety od końca. Z badań TNS Polska wynika, że jedynie 1/3 z nas pracuje ?na pełnych obrotach? przez osiem godzin spędzonych w miejscu pracy. Co robią pozostali? Pielgrzymki do automatu z kawą, komunikatory społecznościowe, rozwiązywanie cudzych problemów, przedłużające się lunche i spotkania oraz sprawy prywatne. Często zła organizacja czasu i jego zbędne zapychacze powodują, że statystyczny Polak ?siedzi po godzinach?.
Zarządzanie czasem oznacza, nie tylko skrupulatne wypełnianie swojego kalendarza kolejnymi zadaniami, ale także rygor i dobrą organizację, co w konsekwencji zapewnia wysoką efektywność pracy. Sprawne zarządzanie czasem to przede wszystkim wyznaczanie celów i okresów ich realizacji. Należy tutaj przypomnieć o metodologii wyznaczania celów SMART, co oznacza, że cele powinny być:
- Simple – jasne i zrozumiałe;
- Measurable – mierzalne;
- Achievable – osiągalne;
- Relevant – istotne, realistyczne;
- Time defined – określone w czasie.
Kolejną istotną kwestią jest podział czasu na 4 cztery kategorie zgodnie z matrycą Eisenhowera, interpretowaną również jak poniżej:
I kategoria: Pilne i ważne
Rzeczy, które należy wykonać jak najszybciej np. sprawy nagłe i kryzysowe, opłaty, ważne telefony, zadania z określonym terminem realizacji.
II kategoria: Niepilne, ale ważne
Tworzenie i realizacja planów, zapobieganie kryzysowym sytuacjom, nauka i rozwój, budowanie relacji.
III kategoria: Pilne, ale nieważne
Listy, raporty, zadania zlecone przez kogoś innego, pomoc.
IV kategoria: Niepilne i nieważne
Pożeracze czasu: internet, telewizja.
Jeśli kategoria I zacznie się rozrastać, być może oznacza to, że zbyt często odkładasz ważne zadania na ostatnią chwilę ? Rozrastanie się IV kategorii może oznaczać, że za dużo czasu poświęcasz na relaks i „obijanie się”, a za mało na to, co na prawdę jest istotne. Warto zidentyfikować sprawy, na które poświęca się swój czas oraz pogrupować je według wskazanej metodologii.
„RZECZY NAJWAŻNIEJSZE NIGDY NIE MOGĄ BYĆ NA ŁASCE RZECZY MNIEJ WAŻNYCH” – J.W. VON GOETHE
Planując swój czas warto pamiętać o prawie Illicha, które mówi o tym, że po kilku godzinach intensywnej pracy nasza skuteczność jak i koncentracja zaczyna diametralnie spadać, wtedy najlepiej wykonywać zadania rutynowe i proste. Warto też, ustalając swój grafik, przeznaczyć chociaż jedną godzinę na sprawy przypadkowe tj. nieprzewidziane wizyty, czy telefony. Należy też wspomnieć, że nie powinno się odkładać obowiązków na tak zwane „jutro”, warto zamykać pewne tematy i nie rozpraszać się drobiazgami.
Ponadto od dziecka, pielęgnujemy w sobie brak systematyczności. Niewielu z nas uczyło się z lekcji na lekcję. Ten zły nawyk towarzyszy nam do teraz. Często robimy coś na ostatnią chwilę, co powoduje, że sprawy nakładają się na siebie, czasu brak, a my zamiast pracować, żyjemy na „spontanie” – kiedyś się to zrobi !
Warto wyrobić w sobie nawyk kontroli czasu wykonywanych czynności i pracować systematycznie, nawet kosztem stałego monitoringu biurowych plotek, czy facebookowych tablic. Polecam, wyznaczyć sobie deadline’y, a po ich osiągnięciu chwilę przerwy na wyżej wymienione przeze mnie pokusy.
Ostatnim aspektem jest tak zwany zmarnowany czas, czy to w kolejce w sklepie, czy w korku ulicznym, w drodze do pracy. Warto postawić na aktywność kosztem „pustych minut”, które na koniec dnia zbierają się w godziny. Aktywność rozumiem przez zajęcie się np. nauką, odpisywaniem na smsy czy maile, załatwianiem drobnych biznesowych spraw, priorytetyzowaniem zadań, czy układaniem planu działania. Dzięki nowoczesnej technologii, poczta e-mail czy notatnik towarzyszy nam cały czas, wykorzystaj to w czasie kiedy pozornie wydaje Ci się, że się nudzisz!
Efektywne zarządzanie sobą w czasie, jest kluczem do uzyskania większej ilości czasu w ciągu dnia i skutecznego wykonywania swojej pracy. A to z kolei przekłada się na na czas dla siebie i rodziny – WARTO !
