Minęło kilka miesięcy, podczas których zbieraliście wymagania, opracowywaliście zarys nowego systemu, z którego będziecie korzystać przez kilka kolejnych lat, przygotowaliście zapytanie ofertowe, zebraliście i oceniliście oferty, wreszcie na koniec wybraliście rozwiązanie i dostawcę?. Uff? Zmęczyłem się od samego pisania? W Waszej ocenie, to najlepszy wybór, jakiego mogliście dokonać. Czas na wdrożenie systemu.
Moja praktyka pokazuje, że jeśli dokonuje się tego najlepszego zdaniem klienta wyboru, to nie ma podstaw aby sądzić, że w trakcie wdrożenia pojawią się problemy. A jednak? Zagadnienie jest bardzo obszerne, więc żeby zamknąć ten mini cykl artykułów, zwrócę uwagę na kilka aspektów, które są bardzo często przyczyną problemów w trakcie wdrożenia projektu.
Zespół projektowy. Zweryfikujcie doświadczenie konsultantów dostawcy w obszarach, których dotyczy projekt. To oni, wspólnie z Waszym zespołem muszą przygotować szczegółową specyfikację wymagań. Dobrze, jeśli w trakcie pracy nad wymaganiami będą mogli Wam zaproponować optymalizację/zmiany, które podniosą efektywność procesów biznesowych, wpłyną na obniżenie kosztów, itd. Zapewnijcie również odpowiedni zespół ze swojej strony. Niech będę to osoby znające firmę i model operacyjny. Poza tym, dajcie im uprawnienia do podejmowania decyzji, które z pewnością mogą mieć wpływ na przyszły kształt modelu biznesowego.
Komunikacja w zespole. Zwracam na to uwagę, ponieważ jest to bardzo istotny czynnik wpływający na sukces lub porażkę projektu. Pisałem wcześniej, że polskie firmy często sięgają po dostawców zagranicznych. W takiej sytuacji, należy położyć bardzo duży nacisk na język prowadzenia projektu, czy dokumentacji projektowej. Warunki definiujące te obszary zawsze proponuję zawrzeć w umowie o współpracy. Dzisiaj wszyscy bardzo łatwo ?wchodzą? w projekty realizowane w języku angielskim. Błąd !!! Widziałem wielokrotnie, jak w dyskusji o szczegółowych wymaganiach, w specyficznym języku branżowym, dochodzi do niezrozumienia, spłaszczenia tematu, a konsekwencji do pominięcia bardzo istotnych wymagań specyficznych dla rynku, kraju, czy samego klienta. Zadbajcie o odpowiedni zespół ze swojej strony, rozważcie model pracy z dostawcą i lokalnym partnerem. Znajdźcie optymalne rozwiązanie, ale nie pozostawiajcie tego tematu w próżni.
Zakres projektu. To na tym elemencie wiele projektów skończyło się ogromną porażką. To tutaj jest ryzyko ?pływania? wymagań, co przekłada się na wydłużenie czasu projektu i niestety najczęściej niekontrolowanego zwiększenia budżetu. Niektórzy potrafią ?odtrąbić? sukces po uruchomieniu produkcyjnym systemu, jednak za tym sukcesem kryje się budżet większy o 100-200% i czas wdrożenia wydłużony dwukrotnie. Niewątpliwie, ?dowiezienie? projektu, którego budżet i harmonogram ?rozjechały się? się zupełnie w stosunku do pierwotnych (umownych) założeń, jest sukcesem, ale trzeba wyciągnąć wnioski. Trzeba być świadomym, że ten sukces kosztował wiele wysiłku, stresu i nerwów, czego można było przynajmniej w jakiejś części uniknąć. Dzielcie pracę na zakresy, które można zrealizować w krótkich etapach. Pracujcie na prototypach, wersjach przejściowych, trzymajcie się pierwotnych założeń, odłóżcie ?wodotryski? na etap rozwoju systemu. Dzięki temu, zmniejszycie ryzyko niepowodzenia. Dajcie systemowi ruszyć w zakresie, który będzie wspierał kluczowe, często strategiczne obszary biznesowe.
Go-live, czyli uruchomienie produkcyjne. Nowy system odniesie sukces, tylko wtedy, gdy jego użytkownicy będą z niego korzystali. Jeśli ich odbiór będzie właściwy, to nawet ewentualne problemy nie będą miały zbyt dużego wpływu na końcowy sukces projektu. Pisząc o go-live mam tu na myśli nieco szersze zagadnienie, czyli etap testów, stabilizacji systemu, szkoleń użytkowników i wreszcie samego rozpoczęcia pracy z systemem w warunkach operacyjnych. Przede wszystkim zaplanujcie we właściwy sposób testy systemu. Przygotujcie scenariusze testowe, przypadki testowe, dane testowe i zespół, który będzie odpowiadał za realizację testów. Zaangażujcie w ten proces dostawcę, żeby w trakcie realizacji testów mógł wyjaśniać na bieżąco wątpliwości zespołu. Zwróćcie uwagę na stabilność systemu, ergonomię i poprawność wszelkich algorytmów. Przeszkolcie użytkowników, przygotujcie manuale stanowiskowe i zastanówcie się, kogo chcecie szkolić. Ja proponuję zastosować metodę ?train the trainers?, czyli przeszkolenie grupy ekspertów, którzy będą później szkolić użytkowników końcowych. Zadbajcie o promocję nowego systemu w firmie pokazując korzyści, jakie przyniesie on użytkownikom końcowym. I wreszcie, zadbajcie o odpowiednie wsparcie dla użytkowników końcowych. Help Desk, baza wiedzy, inicjatywa Customer Voice, być może forum. To wszystko powinno pomóc w płynnym wdrożeniu systemu.
Powyższe elementy, są tylko wycinkiem zagadnień, na które należy zwrócić w trakcie wdrożenia i uruchomienia produkcyjnego systemu. Każdy z Was ma swoje własne obserwacje, jednak jestem przekonany, że każdy z Was miał również do czynienia z niektórymi wskazanymi problemami.
Jeśli chcecie podzielić się swoimi doświadczeniami, interesują Was konkretne zagadnienia, to oczywiście zapraszam do kontaktu. I życzę kolejnych sukcesów we wdrażaniu systemów IT.
