Delegowanie czy też potocznie mówiąc zarządzanie zadaniami to podejmowanie decyzji o wykonywaniu zadań samodzielnie albo poprzez zlecenie ich innej osobie. Delegowanie, można też określić jako przekazanie odpowiedzialności, co w większości przypadków budzi pewne obawy. Szczególnie u osób, które uważają, że wszystko zrobią same najlepiej, a swoim podwładnym zarzucają brak kompetencji. Delegowania zadań można nauczyć się poprzez praktykę. Jednak jedno jest pewne, delegowanie obowiązków to podstawa skutecznej organizacji czasu – istnieje bardzo niewiele zadań, których wykonania musisz podjąć się sam.
Niemal każdy ma możliwość powierzania zadań innym, ale wielu z nas robi to niechętnie. Aby delegować i być efektywnym managerem trzeba wykazać się odrobiną zaufania i elastyczności.
Pracoholicy to źli dowódcy często nie wierzą w kompetencje innych, a ich wewnętrzna frustracja przelewa się na atmosferę i skuteczność pracy całego zespołu. Pisząc o delegowaniu zadań nie można pominąć płynących z tego korzyści takich jak:
- Zysk cennego czasu.
- Powierzanie zadań przyczynia się do rozwoju innych osób.
- To, co interesuje cię w niewielkim stopniu, może być bardzo interesujące dla kogoś innego.
- Nie możesz być w dwóch miejscach jednocześnie.
- Zlecone zadanie może być wykonane lepiej.
Przejdźmy do meritum – jak skutecznie delegować zdania i od czego zacząć? Najważniejsze to zdefiniowanie celu delegowanego zadania, a także osoby, która będzie odpowiedzialna za jego wykonanie.
| Jak skutecznie delegować zadania? |
| CO, JAKI JEST CEL ZADANIA? – zastanów się, jakie zadanie delegujesz |
| KTO? – wybierz odpowiednią osobę do realizacji tego zadania |
| DLACZEGO? – pytanie, dlaczego zadaj sobie w kontekście wybranej osoby, „Dlaczego właśnie ta osoba?” |
| JAK? – Jak chcesz żeby zadanie było zrobione? Jaka ma być jakość wykonanego zadania? |
| JAKIMI ŚRODKAMI, NA, JAKIE WSPARCIE PRACOWNIK MOŻE LICZYĆ – zastanów się, czy pracownik ma wszystkie dostępne materiały |
| NA, KIEDY? – dokładnie określ czas realizacji |
| OCENA, SPOSÓB MONITOROWANIA- w jaki sposób będzie monitorowane wykonanie zadania |
| ZROZUMIENIE ZADANIA – sprawdzenie jak pracownik zrozumiał zadanie |
Delegowanie zapewnia organizacji wiele korzyści, takich jak skuteczniejsze zarządzanie, bardziej kompetentni i efektywniejsi pracownicy oraz wydajniejszy zespół. Dzięki właściwemu przekazywaniu zadań, a przy tym rozwijaniu pracowników zyskujesz zaangażowany, silny, lojalny i zorientowany na rezultaty zespół.
