W skład zespołu Action Learning powinno wchodzić od 4 do 8 osób plus trener – moderator. Trener pełni rolę obserwatora i czuwa nad przebiegiem spotkania, a także przypomina o kontrakcie zespołu, który zawiera takie elementy jak kompromis, wzajemny szacunek, bezpośredniość itp.
Trener pomaga w ustaleniu kontraktu, po którym każdy z członków zespołu przygotowuje własny opis problemu i proponowane rozwiązanie. Problem może być wspólny dla wszystkich, dotyczący zagadnienia organizacji, czy wąskiego gardła zespołu pracującego ze sobą na co dzień. Drugim wariantem Action Learning jest forma superwizji, wtedy każdy z członków przygotowuje własne studium przypadku. Pozostali członkowie po wysłuchaniu zadają pytania, a następnie każdy przedstawia swoje rozwiązanie oraz udziela feedbacku. Grupa może być powołana jednorazowo w celu rozwiązania problemu lub spotykać się raz na 4-6 tygodni, co praktykowane jest w przypadku superwizji.
Zadawanie pytań otwartych, zgodnie z przysłowiem, kto pyta nie błądzi, w celu wyjaśnienia dokładnej natury problemu, odzwierciedlenia i zidentyfikowania możliwych rozwiązań, a dopiero potem podjęcie działań to recepta na sukces Action Learningu. Pytania budują dialog grupowy i spójność, generują innowacyjne i systemowe myślenie oraz poprawiają wyniki uczenia się. Współcześnie możemy spotkać się ze stwierdzeniami, iż lepiej nie dopytywać, gdyż wtedy wykazujemy się słabością i brakiem wiedzy, co nie zawsze jest prawdą. Warto pamiętać, że ilu ludzi tyle opinii i spojrzeń na problem.
