Spotkania biznesowe kojarzą nam się przede wszystkim z pożeraczami czasu i stresem. A przecież wiadomo, że osoby na stanowiskach managarskich większą ilość swojego czasu pracy spędzają właśnie na spotkaniach. Szacuje się, że stanowi to około 25% całego czasu poświęconego pracy. Jedne ze spotkań są faktycznie bardzo owocne, natomiast inne okazują się mało istotne.
Uczestnicy szkoleń na temat zarządzania czasem, najczęściej w swojej pracy skarżą się na przedłużające się spotkania. Powodem takiego stanu rzeczy jest często nieprzygotowanie merytoryczne, poruszanie drażliwych spraw bez umiejętności zrozumienia czyjegoś punktu widzenia, niezdefiniowanie celu spotkania oraz zapraszanie zbyt dużej ilości osób, często nie związanych z tematem spotkania. Generalnie należy przyjąć, że spotkań organizuje się za dużo, stąd brakuje czasu na solidne ich przygotowanie, co wiąże się z tym, że w niektórych przypadkach są one pożeraczami cennego czasu.
Każdy zaproszony uczestnik udaje się na rozmowy z określonych powodów, nie zawsze jest to ściśle określony cel, który za wszelką cenę trzeba zrealizować, może to być na przykład chęć zdobycia wiedzy na jakiś określony temat. Stąd rozpoczynając organizację efektywnego spotkania należy zacząć od określenia celu i zebrania osób, które mogą być istotne w jego realizacji, są związane z tematem. Choć wydaje się to oczywiste – w praktyce nie zawsze tak się dzieje i rozmowy w zbaczają na boczne tory.
Celów na jednym spotkaniu też nie powinni być zbyt dużo, bo to powoduje chaos. Dobre spotkanie to takie, na którym kompetentna grupa osób koncentruje się na konkretnym zagadnieniu. Statystki pokazują, że najbardziej efektywne spotkania biznesowe trwają około 20 minut! Natomiast w praktyce takie meetingi przedłużają się nawet do 2 godzin. Bardzo pomocne jest określenie czasu spotkania, zanim się ono rozpocznie – wtedy łatwiej będzie narzucić dyscyplinę jego uczestnikom.
Jeżeli spotkanie ma określony cel, to w kolejnym kroku należy ustalić agendę. Dzięki niej każdy uczestnik spotkania ma szansę się przygotować. Ponadto ważne jest to, by spotkanie miało swojego prowadzącego, który będzie pilnował harmonogramu określonego w agencie oraz zadba o to, by wypowiedzi osób obecnych były ściśle związane z tematem i od niego w miarę możliwości nie odbiegały.
Przy tematyce spotkań biznesowych często poruszany jest wątek punktualności. Biorąc pod uwagę to, że idealne spotkanie trwa około 20 minut to studencki kwadrans stanowi 75% tego czasu. Warto więc przemyśleć godziny spotkań, wiadomo, ze spotkanie punkt 08:00 czy 09:00 zazwyczaj zdane jest na spóźnieniową porażkę. Eksperci od prowadzenia spotkania polecają, by godzinę ustalić w pobliżu pory lunchowej lub końca pracy – to motywuje uczestników do zachowania dyscypliny czasowej i koncentracji na priorytetach. Co więcej, spotkania powinno się zaczynać punktualnie – taką kulturę należy wykształcić w całej organizacji, co dobrze procentuje na przyszłość.
Kluczowe jest również przygotowanie. Spotkanie biznesowe, nie jest pogawędką towarzyska, to element pracy. Należy się na nie dobrze przygotować i przewidzieć nieplanowane sytuacje i pytania, aby nie dać się zaskoczyć. Bardzo pomocne w czasie trwania całego spotkania mogą okazać się zasady efektywnej komunikacji, udzielania feedbacku oraz aktywnego słuchania.
