Ze względu na niską efektywność, techniki: „wydawania poleceń” opracowano teorię delegowania zadań i obowiązków. Delegowanie zadań w krótkiej definicji to nic innego jak zlecanie pracy innym. W praktyce wydaje się to oczywiste, po prostu: „idź i zrób” ale nawet po dzieciach, kierowanych przez rodziców można zauważyć, iż jest to skuteczne ale tylko na krótką metę. W niniejszym artykule przedstawię metodę delegowania zadań.
Delegowanie to przekazanie komuś innemu odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co początkowo było naszym obowiązkiem. Skuteczne delegowanie oznacza powierzenie innej osobie realizacji konkretnego celu z jednoczesnym pozostawieniem pewnej swobody i samodzielność co do podejmowania decyzji, wyboru środków czy metod. Efektywne delegowanie można podzielić na trzy etapy: cel, zlecenie zadania oraz ocena efektów.
Pierwszy etap jest kluczowy, polega na określeniu, czego wymaga się od osoby, której powierzone zostanie zadanie. Przed przeprowadzeniem rozmowy należy starannie się przygotować: wybrać zadanie, które chce się zdelegować oraz zastanowić się komu chce się je powierzyć. Odpowiednie zadanie to takie, które zajęłoby Tobie wiele czasu, ma niższy poziom odpowiedzialności lub mogłoby być dla innych okazją do zdobycia cennego doświadczenia. Jeśli chodzi o wybór osoby odpowiedniej do realizacji zadania to powinniśmy wybrać osobę, która dysponuje umiejętnościami na poziomie umożliwiającym wykonanie pracy. Reasumując, na tym etapie określamy:
- Cel – co jest do wykonania oraz jaki jest oczekiwany rezultat. Należy mieć na uwadze, że opis zadania powinien być konkretnie sprecyzowany.
- Kto – wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację zadania; określenie zakresu odpowiedzialności i uprawnień.
Drugi etap to rozmowa delegująca. Należy zorganizować spotkanie i przeznaczyć czas na wyjaśnienie zadania. W czasie takiego spotkania trzeba przekazać, co jest do zrobienia, dlaczego jest to ważne, jakimi środkami można dysponować oraz jaki jest sposób realizacji. Niezbędnym elementem jest także motywator – czyli przekazanie informacji dlaczego właśnie tą osobę wybieramy do realizacji zadania – jakie kompetencje tej osoby nas do tego skłoniły. Podczas rozmowy delegującej można posłużyć się następującym kluczem:
- Jak – określenie oczekiwań oraz zaproponowanie metod i środków pracy.
- Na kiedy – ustalenie terminu relacji całego zadania, ewentualnie podzielenie pracy na etapy (kamienie milowe).
- Motywator – uzasadnienie dlaczego właśnie tę osobę wybraliśmy – docenienie kompetencji pracownika.
- Zrozumienie zadania – upewnij się czy pracownik prawidłowo zrozumiał zadanie.
- Monitorowanie – ustal sposób monitorowania/oceny przez ciebie kolejnych etapów pracy. Warto od czasu do czasu monitorować postępy. Poziom nadzoru powinien być odpowiedni do zadania i osoby je wykonującej. Podczas rozmów kontrolujących zauważmy i pochwalmy odniesione sukcesy oraz zmotywujmy do kolejnych.
Trzeci etap delegowania to ocena wykonanej pracy, czyli udzielenie feedbacku. Dobrym zwyczajem jest pozwolenie pracownikowi na ocenę samego siebie. Uznajmy sukcesy i pochwalmy za osiągnięcia. Istotne jest, aby pomóc pracownikowi zrozumieć ewentualne niedociągnięcia, pokazać jak wyciągnąć z nich wnioski oraz wskazać to, co mógłby zrobić efektywnej następnym razem.
W teorii delegowanie to proste zadanie. Co więcej, niemal każdy z nas ma możliwość powierzania zadań innym, ale okazuje się, że robimy to niechętnie. W korporacjach powodem takiej sytuacji jest na przykład strach, że ktoś zrobi zadanie lepiej lub szybciej, a także przeświadczenie, że robię coś najlepiej lub że szybciej będzie wykonać pracę samodzielnie. Jeszcze inni nie lubią tracić kontroli czy też obawiają się utraty niezależności. Warto jednak porzucić negatywne nastawienie do powierzania zadań innym i docenić to, iż dzięki delegowaniu zadań można zaoszczędzić cenny czas oraz dać szansę rozwoju innym.
