Zespół to grupa ludzi, którzy mają wspólny i precyzyjny cel, charakteryzująca się przy tym jasnym podziałem ról, zadań i odpowiedzialności. Zespół umożliwia wzajemne uzupełnianie się kompetencjami, gromadzenie i analizowanie większej ilości informacji, łączenie potencjałów w rozwiązywaniu złożonych problemów oraz wzajemne motywowanie i wspieranie się w działaniu. Podstawą działania zespołu jest docenienie różnic indywidualnych i rozumienie, że świat jest takim jakim my go akurat widzimy. Ta sama sytuacja może być odbierana przez rożne osoby w bardzo odmienny sposób.
Organizację efektywnej pracy zespołowej można przedstawić w 4 obszarach.
Określenie zadań i podział ról, czyli określenie celu, zasobów i umiejętności, które są potrzebne do realizacji zadania. Ważne jest też wybranie lidera zespołu, którego rolą jest utrzymanie jasnej wizji grupy, koordynowanie planów, monitorowanie pracy i zaangażowania poszczególnych członków, a także motywowanie i pomoc w eliminowaniu tak zwanych „wąskich gardeł”. Nie można również zapomnieć o określeniu kryteriów sukcesu, czyli efektu jaki chcemy osiągnąć.
Stworzenie harmonogramu i planu, czyli zdefiniowanie działań, które należy wykonać, aby osiągnąć określone cele. Proces ten podobny jest do przygotowania listy zadań, z tą różnicą, że każde działanie na liście odnosi się do konkretnego wyniku, co motywuje do jego wykonania. Ostatnim krokiem jest wpisanie każdej z zaplanowanych czynności w harmonogram działań zespołu. Warto zacząć od zadań najważniejszych, aby później nie zabrakło na nie miejsca. Dobry zespół powinien przygotować też wiele różnych wariantów realizacji celów oraz możliwych strategii.
Działanie, czyli rozpoczęcie realizacji działań cząstkowych, w drodze do uzyskania ostatecznego wyniku. Na tym etapie ważne jest poczucie celowości oraz wiara w osiągnięcie zaplanowanego sukcesu. Do podjęcia pracy przez członków zespołu motywuje ich możliwość zrealizowania wspólnej misji. W przypadku pracy w grupie mówi się także o zjawisku facylitacji, które polega na ogólnym wzroście pobudzenia fizjologicznego i ogólnej aktywności, głównie z powodu lęku przed oceną ze strony innych, co bardzo napędza do działania.
Ewaluacja i monitorowanie realizacji, czyli ocena i weryfikacja zrealizowanych już celów pośrednich oraz weryfikacja wcześniej ustalonego harmonogramu. Osoba będąca team liderem powinna także przyjrzeć się sposobie funkcjonowania członków zespołu w poszczególnych obszarach i wprowadzić ewentualne modyfikacje.
Mimo tych kilku prostych wskazówek, gwarantujących sukces pracy zespołowej ciągle na salach szkoleniowych słyszymy o powstających w grupie konfliktach, przedłużających się terminach realizacji, błędach w komunikach, czy zmianach personalnych w zespołach. Patrick Lencioni jeden z amerykańskich konsultantów biznesu, którego książki stają się bestsellerami, zidentyfikował pięć czynników pracy zespołowej, które uniemożliwiają osiągnięcie sukcesu.
Czynnik 1 – brak zaufania pomiędzy członkami zespołu, który spowodowany jest obawą przed złymi intencjami innych, nie chęcią do dzielenia się swoimi pomysłami i obawą przed negatywną oceną. Aby zniwelować brak zaufania należy stworzyć warunki w których członkowie zespołu chętnie otworzą się i podejmą ryzyko dzielenia się swoją wiedzą
i doświadczeniami z innymi. Warto też pomyśleć o spisaniu kontraktu.
Czynnik 2 – obawa przed konfliktem, który często spowodowany jest niejasno określonym celem, brakiem zaufania, błędami w komunikacji, a przede wszystkim złą wymianą informacji pomiędzy członkami zespołu. Aby przeciwdziałać powstawaniu konfliktów powinno się na samym początku ustalić zasady komunikacji i udzielania feedbacku. Ważne jest także pisanie korespondencji mailowej dzięki której informacja jest jasna i klarowna, a także widziana przez wszystkich.
Czynnik 3 – brak zaangażowania członków zespołu. Wynika to z wielu aspektów, między innymi z niepoprawnego podziału ról i zadań, zbyt licznych grup, różnic indywidualnych czy rozbieżności wynikających z doświadczenia i braku wiedzy. Należy zadbać o to, żeby każdy rzetelnie wykonywał swoja pracę i realizował powierzone mu zadania. Lider zespołu powinien czuwać nad podziałem obowiązków, a także ustalać małe cele, które będą częściowo motywatorami.
Czynnik 4 – brak odpowiedzialności, którą członkowie zespołu najchętniej oddają w ręce lidera. Nie branie odpowiedzialności za powierzone zadania i efekt pracy całej grupy uniemożliwia osiągnięcie sukcesu i terminową realizację celu. Aby zwiększyć poczucie odpowiedzialności powinno prowadzić się regularne rozmowy na temat postępów w wykonanej pracy oraz doceniać indywidualny wkład każdego z członków.
Czynnik 5 – brak skupienia na wynikach. Jeżeli nie dbamy o wszystkie wyżej wymienione czynniki, to efekty pracy grupy są bardzo słabe, co może nawet zaważyć o przyszłych losach firmy. Aby zapobiec niskiemu wynikowi należy jasno określić oczekiwany rezultat prac oraz uświadomić członkom zespołu konsekwencje jego nieosiągnięcia.
Pokonanie przez lidera wszystkich barier jest nie lada wyzwaniem. Jednakże warto je podjąć ze względu na powstający efekt synergii, gwarantującej rozwiązania, na które ludzie tworzący osobno nigdy by nie wpadli.
