Częstym błędem związanym z organizacją czasu pracy i jego wiecznym brakiem – jest fakt, że wszystko usiłujemy zrobić samemu. Powodem takiego zachowania jest nieustająca potrzeba kontrolowania własnych obowiązków i spraw. Ponadto przekazanie komuś polecenia i poprawa ewentualnie popełnionych błędów wydaje nam się dużo bardziej czasochłonna, niż sama realizacja zadania.
Niemal każdy z nas ma możliwość powierzania zadań innym, ale wielu z nas robi to bardzo niechętnie. Oczywiście warto wspomnieć iż, nie każde zadanie „opłaca” się delegować. Obowiązki wymagające szerokiej wiedzy, sprawy ważne i te z krótkimi terminami realizacji są zadaniami, których nie warto zlecań innym. Natomiast zadania: długotrwałe, rutynowe oraz te z długim terminem realizacji jak najbardziej można powierzyć innej osobie. Wybierając zadanie do powierzenia pracownikowi, warto mieć na uwadze to, by rozszerzać jego kompetencje.
Delegowanie to przekazanie innej osobie odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co wchodzi w zakres naszych obowiązków. Według definicji, o efektywnym delegowaniu mówimy w sytuacji kiedy powierzamy innej osobie realizację konkretnego celu, pozostawiając mu swobodę i samodzielność w zakresie wyboru środków i metod.
Jak delegować zadania?
ETAP 1: DOBRANIE OSOBY DO ZADANIA
- Wybór zadania – zrób listę zadań, które chciałbyś oddelegować swoim współpracownikom. Odpowiednie zadania to takie, które są czasochłonne, a mają niższy poziom odpowiedzialności lub są dla innych okazją do zdobycia cennego dla nich doświadczenia. Po zrobieniu listy obowiązków, określ jakie kompetencje potrzebne są do ich realizacji.
- Wybór pracownika – wybierz osobę, która ma odpowiednie kompetencje do zrealizowania zadania i jest odpowiedzialna. Czy jest to ktoś kto ma dodatkowy czas? Kto potrzebuje nowego doświadczenia? Powinieneś wybrać osobę, która dysponuje umiejętnościami na poziomie umożliwiającym wykonanie pracy oraz potrafi stanąć na wysokości zadania – nie poczuje się nim przytłoczona ani zdemotywowana.
KROK 2: PRZEKAZANIE ZADANIA
Zadania deleguje się na spotkaniu lub dzięki mailom. Mitem, jest to, że przekazywanie zadań jest czasochłonne – wszystko zależy od tego jak to zrobisz! Jeśli „rzucisz” polecenie do wykonania na korytarzu lub w windzie to spodziewaj się błędów i podwójnej pracy.
Poniżej kolejne etapy efektywnej rozmowy delegującej:
- Co jest do zrobienia?
- Dlaczego to jest ważne?
- Dlaczego wybrałem tą osobę – motywator
- Jak chcę żeby to zrobił?
- Jakimi środkami może dysponować, na jakie wsparcie liczyć?
- Na kiedy zadanie ma zostać wykonane.
- Ocena i sposoby monitorowania wykonania zadania.
- Sprawdzenie jak pracownik zrozumiał zadanie.
KROK 3: SPRAWDZENIE
Regularnie sprawdzaj kolejne, ustalone w rozmowie delegującej etapy realizacji zadania. Pytaj, a nie wymagaj lub oceniaj. Postaw na współpracę, a nie bycie policjantem. Chwal i doceniaj sukcesy, a także wprowadzaj niezbędne wskazówki korygujące.
KROK 4: FEEDBACK, PODSUMOWANIE PRACY
Zorganizuj spotkanie podsumowujące. Doceń pracę włożoną w realizację zdania – podkreśl wartość zrealizowanego polecenia – to zmotywuje pracownika do pracy, zwiększy jego pewność siebie i zachęci go do podejmowania nowych wyzwań. Istotne jest, aby pomóc również pracownikowi zrozumieć wszystkie problemy i porażki, pokazać jak wyciągnąć z nich wnioski oraz wskazać to, co mógłby zrobić inaczej następnym razem.
Warto pamiętać, że delegowanie nie oznacza zrzeczenia się „władzy” lub odpowiedzialności. Przeciwnie, ma ono na celu przekazanie innym wizji sukcesu, wyznaczenie jasnego kierunku działania i przypisanie zadań poszczególnym osobom na podstawie potrzeb związanych z danym projektem oraz potrzebnymi do jego realizacji umiejętnościami.
