Przedłużające się spotkania firmowe, często przebiegające bez określonego planu i ustalonego celu to obecnie standard panujący w wielu korporacjach. Spotkania kojarzą się nam niestety z brakiem efektywności i nadmiernym traceniem czasu. Obserwując pracę osób na wysokich stanowiska kierowniczych można powiedzieć, że ich głównym zadaniem jest ?spotykanie się?. Po uciążliwych rozmowach, naradach i grzecznościowych kawach zostaje dopiero czas na pracę, którego pozostaje już niestety niewiele. Być może jest to powód siedzenia w pracy po godzinach, czy też w soboty? Memaerowie narzekają na bardzo dużą ilość spotkań, z których w rezultacie niewiele potem wynika. Jednakże, ich zupełna likwidacja jest także niemożliwa. Warto zastanowić się zatem co zrobić, by ograniczyć spotkania tylko do tych efektywnych i najbardziej potrzebnych. Dobry manager powinien przynajmniej raz w tygodniu spotykać się ze swoimi podwładnymi po to, aby diagnozować kompetencje oraz potrzeby, a także sprawdzać etapy realizacji zadań. Przedstawię kilka dobrych wskazówek na temat tego co zrobić aby spotkania stały się efektywne i nie kojarzyły się z marnowaniem cennego dla nas czasu.
Po pierwsze, przed spotkaniem należy ustalić jaki jest jego cel. W tym miejscu należy podkreślić, iż z definicji, celem spotkania jest podjęcie decyzji lub ewentualnie ocena, czy podsumowanie pracy. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania: Jakie są moje oczekiwania po tym spotkaniu? Co chciałbym żeby na tym spotkaniu się stało? Jaki jest cel zebrania z perspektywy mojej i mojej organizacji? W wielu poradnikach można znaleźć informacje o tym, że należy unikać zwoływania zebrań. Powinno się je traktować jako ostatnie koło ratunku. Dużo lepiej przeprowadzić rozmowę telefoniczną, czy wideokonferencję. Wyjątkiem są spotkania typu: ?handlowiec ? klient?, gdzie budowanie relacji jest kluczowe w procesie sprzedaży.
Kolejnym krokiem po ustaleniu celu jest stworzenie konkretnego programu czyli agendy, która powinna zostać przesłać również innym uczestnikom spotkania. W mailu, w którym zapraszamy na organizowane przez nas wydarzenie warto zapytać jakie są oczekiwania rozmówcy względem spotkania ? jakie zagadnienia chciałby żeby zostały poruszone. Znajomość zagadnień jest szczególnie ważna. Umożliwia ona każdemu z uczestników, szansę na przygotowanie się i zdobycie wiedzy na dany temat. Ponadto tworząc listę gości niezbędne jest określenie tego, co wniosą oni do rozmowy. Im mniejsza jest liczba uczestników tym bardziej efektywne staje się spotkanie. Kolejnym krokiem jest oszacowanie czasu spotkania. Na każdy punkt agendy warto przewidzieć odpowiednią ilość czasu. Konsekwentne trzymanie się ram czasowych spowoduje, iż zebranie nie będzie się przedłużało.
Zwyczajem obecnie panującym jest zaczynie spotkań z opóźnieniem. Słynne: ?dajmy im jeszcze kwadrans?. Takie podejście przyzwyczaja do tego, że można się spóźniać. Kulturę pracy możesz zacząć zmieniać, zaczynając od zmiany sposobu organizacji i prowadzenia swoich spotkań. Po prostu zaczynaj je punktualnie. W czasie zebrania, któremu przewodniczysz trzeba mówić zwięźle i na temat. Od początku należy zadbać o zaangażowanie wszystkich uczestników. Osobiście uważam, że nudne prezentacje w Power Poincie, które zdominowały rynek nie gwarantują efektywności i zainteresowania. Prezentacja multimedialna powinna zawierać ciekawe ilustracje, grafy, wykresy i tylko kluczowe zagadnienia. Niezbędne jest też wykorzystanie flipchartu ? bardzo popularne są obecnie mapy myśli czy też metoda Visual thinking, która polega na tworzeniu różnego rodzaju kreatywnych ilustracji w skrócie przedstawiających przebieg zebrania. Nie można pozwolić słuchaczom ?odpłynąć?.
Każde spotkanie powinno zawierać podsumowanie oraz wymianę poglądów pomiędzy słuchaczami, a prowadzącym. Bardzo dobrym zwyczajem jest proszenie każdego uczestnika o wyrażenie swojej opinii i refleksji pod koniec spotkania. Następnie warto rozpisać kroki i zadania, które należy zrealizować po zebraniu. Uczestnicy powinni wyjść z narady zmotywowani do pracy i wiedzieć co właściwie mają zrobić.
Dobrą praktyką jest zawarcie kontraktu ze wszystkimi uczestnikami, który zakłada nie korzystanie podczas zebrania z urządzeń mobilnych i laptopów. Przed spotkaniem dobrze jest zadbać o to by każdy miał dostęp do kartek i długopisów na których może prowadzić notatki.
Na koniec chciałabym wspomnieć o innym typie spotkań, którymi są rozmowy oceniające z pracownikiem. Średnio dwa razy do roku, kierownictwo ocenia pracę podwładnego w czasie spotkania z nim. Tutaj, należy pamiętać, że takie spotkanie powinno zawierać dużo elementów motywacyjnych, skupiać się na dobrych i złych stronach pracownika, a także zapewnić mu wsparcie i możliwość rozwoju. Poza oceną pracy warto stworzyć wspólnie z pracownikiem jego indywidualną ścieżkę rozwoju.
