Najważniejszym zadaniem komunikacji wewnętrznej (zwanej inaczej wewnętrznym PR-em) jest zadbanie o to, aby każdy kto związany jest z organizacją w jakimkolwiek stopniu otrzymał kompletne, dokładne i rzetelne informacje we właściwym czasie. Zadbanie o prawidłową komunikację wewnątrz organizacji jest najprostszą i najtańszą metoda, do tego by odnieść sukces.
Strategia komunikacyjna firmy zapobiega powstawaniu nieprzyjemnych nieporozumień oraz wzbudza większą motywację i chęć do pracy wśród zatrudnionych. Ponadto, środowisko wewnętrzne przedsiębiorstwa to najrzetelniejsza wizytówka firmy, to osoby, które stanowią jej reprezentację i kreują wizerunek. Jeżeli pracownicy wypowiadają się źle o miejscu w którym pracują to ta informacja w mgnieniu oka ujrzy światło dzienne oraz może trafić do potencjalnych klientów.
Aby temu zapobiec trzeba rozmawiać z pracownikami, być otwartym na dialog, nie zamiatać problemów pod dywan, unikać niedomówień, nieszczerości oraz plotek, a także zawsze informować o zmianach i istotnych problemach. Niezwykle ważne jest rozwiązywanie sytuacji konfliktowych, próba negocjacji, wysłuchanie skarg i wniosków. Najczęściej stosowanymi metodami, które usprawniają komunikację wewnątrz firmy są: tablice informacyjne, wortale pracownicze, czaty, mailingi wysłane do wszystkich pracowników, imprezy integracyjne, spotkania zespołu, rozmowy oceniające, umiejętnie delegowane zadania, szkolenia, gazetka firmowa, anonimowa skrzynka uwag, pochwał i pomysłów.
Dzięki sprawnemu przepływowi informacji pracownicy dobrze rozumieją reguły funkcjonowania firmy, jej priorytety i obowiązki do realizacji na przyszłość. Poprzez dobrze rozwiniętą komunikację wewnętrzną zatrudnieni przygotowani są na ewentualne zmiany, identyfikują się bardziej z firmą, a dzięki dialogowi pomiędzy pracodawcą, a pracownikami w firmie panuje o wiele lepsza atmosfera, a także likwidowane jest poczucie zagubienia i frustracji. Pracownicy, którzy wiedzą, co dzieje się w firmie, jakie są planowane działania i kto będzie za co odpowiedzialny, czują się szanowani i traktowani poważnie. Ich podejście do wykonywanych zadań jest wówczas znacznie bardziej solidne.
W większości firm możemy wyróżnić dwa typy obiegu informacji: formalną i nieformalną. Pierwsza z nich polega na przekazywaniu informacji głównie drogą mailową, telefoniczną i odbywa się zazwyczaj w pionie z góry na dół i z dołu do góry. Natomiast komunikacja nieformalna rozwija się w poziomie, wśród pracowników tego samego szczebla. Istotne jest, aby te dwa kręgi informacji uzupełniały się wzajemnie. W przypadku kiedy nastąpi rozbieżność między formalnym, a nieformalnym przekazem informacji powstaje niepewność, chaos i sprzeczne informacje, co negatywnie wpływa na pracę zespołu i ich nastawienie.
Często błędem w komunikacji wewnętrznej jest pisanie za długich i bezosobowych treści, wysyłanych do zbyt dużej ilości osób. Należy unikać zanadto służbowego i mało konkretnego stylu wypowiedzi, tak by sedno komunikatu nie ginęło w rozbudowanej, zawiłej i monotonnej treści. Komunikacja XXI wieku niezależnie od pełnionej funkcji powinna być dwukierunkowa, zwięzła i bezpośrednia.
Zgodnie z przeprowadzonymi w 2010 roku badaniami przez GFMP Management Consultants i portal PRoto.pl, najbardziej popularnymi w organizacjach działaniami z zakresu PR-u wewnętrznego są: komunikowanie zmian i projektów, organizacja imprez i spotkań firmowych oraz doskonalenie istniejących narzędzi komunikacji. Te ostatnie ciągle się rozwijają ? gazety firmowe, biuletyny wewnętrzne, newslettery ? dzięki nowoczesnej grafice i edycji stają się nie tylko skuteczne, ale i atrakcyjne. W organizacji PGNiG przynajmniej 2 razy w roku odbywają się 2-3 godzinne czaty Prezesów Zarządu z zatrudnionymi. Pracownicy mają okazję do zadawania pytań anonimowo wchodząc na specjalną stronę internetową. Odpowiedzi na pytania, do których prezes nie zdążył się ustosunkować, można znaleźć w publikacjach wewnętrznych. Podczas jednego z czat?ów w pewnym momencie rozmowy śledziło jednocześnie 1300 osób!
