Od lat 90. w organizacji biur dużych korporacji panuje trend na tzw. open space, czyli biurka pracowników ustawione na dużej powierzchni, przeważnie naprzeciwko siebie. Obok akwaria – czyli małe pokoje, które oddzielone są od większej części szybami. To właśnie tam najczęściej swoje gabinety urządzają osoby zajmujące najwyższe szczeble w firmowej hierarchii. Szacuje się, iż około 60% Polaków pracuje w open spacie! Celem biur wielkopowierzchniowych i otwartych jest zapewnienie sprawnej komunikacji i poprawy relacji pomiędzy pracownikami. Starym stylem urządzania biur, który podziwiać możemy na przykład w urzędach i małych organizacjach, są drobne pokoiki i gabinety. Natomiast najświeższą tendencją, powoli wkraczającą na polski rynek, jest praca zdalna; fachowo zwana ?no Office?, która wydaje się najbardziej ekonomiczna, ale przy tym najprawdopodobniej efektywna.
Istnieje wiele teorii, badań, jak i mitów na temat tego, który z tych trzech modeli urządzenia biur wpływa na ogólną funkcjonalność, dobre poczucie pracowników, a co najważniejsze – na kondycję firmy.
Opis wad i zalet open space zacznijmy od statystyk. Szacuje się iż, urządzenie biura typu open space zdaje się być 20% tańsze niż model ?pokoi/boksów”, co jest niepodważalną zaletą, niemniej jednak aż 90% badanych skarży się na hałas, stres, nadmiar bodźców oraz zarazki, które są nieodzownymi cechami tego typu aranżacji miejsc pracy. A co z efektywnością? Okazuje się, że 86 minut statystycznie każdy pracownik korporacji marnuje na niepotrzebne rozmowy, słuchanie zbędnych informacji oraz próbę wyciszenia się. Wystarczy głośny śmiech kolegi oddalonego od naszego miejsca pracy, przejście gości czy telefon w sąsiednim dziale, a wykonywana czynność zostaje przerwana, powrót do niej zajmuje około 25 minut! Sześć na dziesięć osób wskazuje, że w efektywnej pracy przeszkadzają głośni współpracownicy. Poza tymi wadami open space musi zmierzyć się z problemem inwigilacji i brakiem prywatności, która dla właścicieli jest bardzo pomocna, a pracownikom niezmiernie przeszkadza. Jak wskazują badania, 60% pracowników jest sfrustrowanych kontrolą ich monitorów oraz ciągłą obserwacją – nie mogą czuć się bezpiecznie. Badania z 2015 r. mówią, iż mimo niedalekiej odległości od siebie, 46% osób komunikuje się ze sobą mailowo bądź telefonicznie, bo nie chcą żeby ktoś niepowołany coś usłyszał.
Do niekwestionowanych plusów rozwiązania „bez ścian” zalicza się to, iż jest to rozwiązanie stosunkowo tanie, sprzyja komunikacji między członkami zespołów, jak i pomiędzy wszystkimi działami, umożliwia wzajemną pomoc i łatwą wymianę informacji, co teoretycznie powinno wpływać pozytywnie na efektywność. Niemniej jednak życie na open spacie ma swoje towarzyskie plusy, często jest wesoło i gwarnie, a czas przez to leci szybciej. Ludzie czują się zjednoczeni, bo wszyscy pracują w tym samym czasie, na to samo konto.
Skąd w ogóle pomysł na open space? W 1906 roku w Buffalo powstał pierwszy budynek zakładający taki sposób aranżacji miejsc pracy. Jego celem było przyśpieszenie pracy i maksymalne wykorzystanie potencjału ludzkiego. Kierownicy spacerowali między zatłoczonymi biurkami i patrzyli każdemu na ręce. Cały proces niczym na taśmie produkcyjnej miał trwać szybko, a pracownik powinien działać niczym żywa maszyna. Praca miała odbywać się rutynowo i jak najbardziej płynnie. Po stu latach model ewaluował i nikt aż tak nie patrzy na ręce, za to przygląda się e-mailom, do których taka organizacja biura potrzebna nie jest.
W takim razie może należy wrócić do pokoi i tak zwanych boksów? Właściciele firm nie koniecznie zgadzają się na tego typu rozwiązanie, bo przede wszystkim jest drogie, ogranicza kontrolę, a pracownicy spędzając czas wciąż w tym samym ciasnym miejscu, z tymi samymi osobami, są mniej zmotywowani i popadają w rutynę. Kompromisem może być nowa edycja open space, która zakłada występowanie nie tylko głośnej przestrzeni, ale także pokoi ciszy, dostępne dla wszystkich, którzy do pracy potrzebują odrobiny prywatności i spokoju. Źródłami innowacyjnych rozwiązań są gospodarze Doliny Krzemowej. Google jako pierwsze wprowadziło do biur miejsce rozrywki i relaksu, które powoli goszczą także w polskich korporacjach.
Do rozważenia zostaje to, czy jednakowa przestrzeń dla wszystkich pracowników jest wadą czy zaletą. Z jednej strony zabija indywidualność, a z drugiej realizuje zasadę folwarszczaną ?wszyscy jesteśmy równi?.
Natomiast praca zdalna nie jest lekiem na całe zło, ponieważ budzi szereg kontrowersji ze względu na to, iż korzyści płynące z tego rozwiązania są równie wysokie co wady. Przede wszystkim obniżenie kosztów dla obu stron, elastyczność miejsc i godzin pracy preferowana przez pokolenie y i z, jak i wysoka samodzielność i możliwość stu procentowej koncentracji na pracy. Uniwersytet Kalifornijski w Berkeley udowodnił, że najwartościowsi, kreatywni pracownicy nie są skłonni do ciągłego przebywania i pracy w zespole. Dla tej grupy to właśnie praca w samotności jest katalizatorem innowacyjności i kuźnią pomysłów. Minusy tego rozwiązania to przede wszystkim utrata kontroli nad pracownikiem, problemy w pracy zespołowej, a także brak motywacji ze strony zatrudnionych do wyłączenia telewizora i skupieniu się na 8-godzinnej pracy.
Jak widać idealny model aranżacji biur jeszcze nie powstał. Można przypuszczać, iż na rękach noszony będzie ten kto takowy zaprojektuje i wdroży w życie korporacji na całym świecie. Najważniejszymi cechami idealnego modelu powinno być założenie o elastyczności, ekonomii, poczuciu bezpieczeństwa i zaufania wśród pracowników.
