Czy to w korytarzu biura czy też podczas spotkań w gronie znajomych, bardzo często słyszymy stwierdzenie: „nie mam czasu„, albo „gdyby dobra trwała 2 godziny dłużej”. Faktycznie, momentami to prawda ale w większości przypadków stanowi ona świetną wymówkę i jest idealnym pretekstem do narzekania. A tak naprawdę to brak wiedzy na temat tego jak organizować czas. Generalnie, Polacy są narodem, który lubi pomarudzić i stale cierpi na brak czasu. Natomiast kiedy ktoś cudem znajdzie parę minut i zaplanuje swój czas i obowiązki to okazuje się, że można znaleźć parę, a nawet kilkanaście wolnych minut.
Przeszkodą na drodze do efektywnej organizacji czasu pracy są obowiązki, które miały być wykonane „na wczoraj”. Jeśli ktoś ma do wykonania 5 ważnych spraw to ma je w myślach przez cały czas, co prowadzi do stanu poddenerwowania i frustracji. Stąd, zarządzanie sobą w czasie należy rozpocząć od załatwienia spraw ze spóźnionym terminem ważności oraz tych, które są trudne. Zacznij od wypisania na kartce, tych zadań i obszarów, które zostały przez ciebie zaniedbane w ostatnim czasie. Przejdź do ich realizacji, a z pewnością poczujesz się znacznie lepiej.
Kolejny krok to tak zwane skreślanie lub ptaszkowanie. To nic innego jak zapisanie na kartce tego co masz zrobić w perspektywie dnia, tygodnia, a nawet całego miesiąca. Kiedy swoje myśli i zadania przelejesz na papier, będzie Ci zdecydowanie łatwiej. Natomiast, jeśli zadanie zrealizujesz to zaznacz znakiem ptaszka lub po prostu je skreśl. Pamiętaj, aby w miarę możliwości zadania kończyć od razu, a nie rozpoczynać kolejne kiedy wcześniejsze nie zostały jeszcze do końca zrealizowane.
W przypadku planów długoterminowych, najważniejsze jest to by określić również cel, czyli to co chcemy osiągnąć. Powszechnie wiadomo, iż wiele osób nie osiąga sukcesów, ponieważ nie wiedzą właściwie czego chcą, nie mają planu. Tą zależność można bardzo łatwo sprawdzić robiąc zakupy – ile kupimy i przede wszystkim ile czasu poświęcimy na łażenie po butikach nie widząc co chcemy kupić. A ile czasu i rzeczy osiągniemy kiedy wiemy dokładnie w jakim celu wchodzimy do galerii?
Kolejny krok przy zarządzaniu sobą i zadaniami w czasie jest zasada, mówiąca o tym, iż obowiązki i marzenia długotrwałe, trzeba podzielić na etapy realizacji i określić je w czasie – kiedy i jak krok po kroku je zrealizować. Przydatne ku temu mogą być różne aplikacje lub programy komputerowe. Dla mnie najlepszą metodę stanowi sprawdzona opcja: papier-ołówek. Warto, też zwrócić uwagę na ilość naszych planów. Dziennie zaleca się od 5 do 10 zadań. Większa ilość zapisów niekiedy może działać demotywująco. W przypadku realizacji długoterminowych planów i marzeń, nie powinno ich być więcej niż 5 – przecież i tak trzeba je rozbić na mniejsze etapy tak zwane kamienie milowe. Efektywne planowanie czasu to nie realizacja miliona zadań w połowie, ale to skuteczne i przede wszystkim całościowe wykonanie kluczowych zadań.
Warto również przy tym temacie przywołać prawo Parkinsona, które mówi o tym, że: Im mniej czasu mamy na przejmowanie się nieistotnymi drobiazgami, zaplanowane lub niezaplanowane przerwy, czynności dodatkowe tym bardziej jesteśmy efektywni. Pracując pod presją czasu nie mamy chociażby chwili na pomyślenie o tym żeby sprawdzić pocztę czy tablicę na Facebooku.
Reasumując, kiedy stajesz się zabiegany, zwyczajnie czujesz się przytłoczony i masz skłonność do odkładania rzeczy na później. Możesz spędzić mnóstwo czasu na wykonywaniu zadań dobrze, ale jeśli nie robisz właściwych rzeczy we właściwym czasie, to jest to po prostu strata czasu! Efektywne zarządzanie sobą w czasie, jest kluczem do uzyskania więcej czasu w ciągu dnia.
