Jednym z popularniejszych pożeraczy czasu pracy zaraz obok telefonów i social mediów są spotkania biznesowe. Szczególnie w czasach pracy on-line, spowodowanych zagrożeniem epidemiologicznym ich ilość znacznie wzrosła i wiele osób skarży się że czas ich trwania wymyka się spod kontroli, co powoduje, iż właściwe zadania wykonywane są po godzinach. Osobiście znam przypadki osób, które mimo trudnej sytuacji na rynku pracy postanowiły zmienić pracę ze względu na to, iż system zdalny mocno wydłużył czas ich pracy.
Co więcej, wiele badań jak i pracowników wskazuje na to, iż na spotkaniach są często osoby nie związane z tematyką, a brak organizacji powoduje, że spotkania wydłużają się lub nie prowadzą do ostatecznych wniosków. „Według badań MIT przeciętny pracownik w czasie 45-letniej kariery spędza około 22 lat na spotkaniach. Jedna trzecia tego czasu marnowana jest na meetingi, które nie wnoszą żadnej wartości dodanej do jego pracy” (link do źródła).
Jak zatem organizować spotkania i optymalizować czas pracy?
Jako manager, szef możesz ustalić czas bez spotkań na przykład w porze lunchu. Zorganizuj pracownikom czas w którym mogą w spokoju, bez dźwięczącego skype opracować własne zadania, sprawdzić skrzynkę pocztową lub po prostu mieć chwilę przerwy.
Ponadto narzuć swoim pracownikom zasady organizacji spotkań. Zacznijmy od tego, że zawsze jedna osoba powinna być wyznaczona do pełnienia roli organizatora spotkania. Szczególnie ważne jest to w czasie pracy zdalnej. To ta osoba narzuca wybrany komunikator i sprawdza czy każdy może z niego skorzystać. Ponadto do tej osoby należy najważniejsze zadanie czyli ustalenie celu spotkania i zebranie osób, które mogą być istotne w jego realizacji. Choć wydaje się to oczywiste – w praktyce nie zawsze tak się dzieje i rozmowy w zbaczają na boczne tory. Celów na jednym spotkaniu też nie powinni być zbyt dużo, bo to powoduje chaos.
Dobre spotkanie to takie, na którym kompetentna grupa osób koncentruje się na konkretnym zagadnieniu. Statystki pokazują, że najbardziej efektywne spotkania biznesowe trwają około 20 minut! Warto, więc również określić z góry kto będzie uczestniczył w spotkaniu i powiadomić o tym innych, a także wskazać ramy czasowe. Uczestnicy spotkania powinni również wcześniej wiedzieć co mają na spotkanie przygotować. Nieprzygotowani uczestnicy to najczęstsza przyczyna przedłużających się spotkań na których zamiast krótkich, konkretnych informacji jest lanie wody i dygresja od dygresji.
Spotkania, statusy i calle to korporacyjna rzeczywistość, za którą rzadko kto przepada a jednak wszyscy wykonują. Szacuje się, że to właśnie na te aspekty korpo-ludzie poświęcają najwięcej czas. Dlatego też postaw na agendę spotkania i podkreślaj jak ważny jest czas. Dygresje może i są ciekawe aczkolwiek wiemy już, iż efektywne spotkanie trwa ok 20 minut. W przypadku tak zwanych gaduł można narzucić członkom zespołu pracę z klepsydrą – czyli każdy ma określony czas na wypowiedź. Taka formuła zmusza pracowników do przygotowania się oraz wypowiadania się krótkimi i konkretnymi komunikatami. Na spotkaniach modne są prezentacje w Power Poncie, one również są cichymi pożeraczami czasu. Skupienie uwagi na prezentacji wymaga dużego zaangażowania szczególnie jeśli na spotkanie przychodzimy ze swoim laptopem i telefonem, mając w głowie całą masę zadań do realizacji.
Jak widać nie trzeba podejmować wielu skomplikowanych działań, ani instalować zaawansowanych programów, by zaoszczędzić czas, który nieraz niewinnie został stracony na przedłużających się spotka
