Codziennie mamy do czynienia z dużą ilością różnego rodzaju zadań, spotkań, rozmów telefonicznych, ale zdarza się bardzo często tak, że i tak na koniec dnia, mimo tego, że wydaje nam się, iż nie marnowaliśmy cennego czasu pracy, nie czujemy się na sto procent pewni tego, że udało się coś widocznego osiągnąć i zrealizować w pewnej mierze wyznaczone cele. Powodem takiej sytuacji często jest zła organizacja czasu pracy i nieumiejętne planowanie zadań. Jak zatem skutecznie zaplanować swój dzień i panować nad swoim czasem pracy, jednocześnie pozostawiając czas dla rozwoju osobistego, rodziny i przyjaciół?
Planowanie polega na określaniu celów/zadań i sposobów ich realizacji. Są to „wyprzedzające” i zobowiązujące odpowiedzi na następujące pytania: Co? Kto? Kiedy? Gdzie? Jak? Jakimi zasobami?
Badania pokazują, że na zaplanowanie wystarczy poświęcić tylko 1% czasu potrzebnego na wykonanie danej pracy, by zaoszczędzić jedną godzinę dziennie! Planowanie to proces, który pomaga człowieku myśleć w kategoriach „od ogółu do szczegółu”. Atutami planowania są: możliwości kontroli podejmowanych działań w ciągu dnia, terminowa realizacja zadań, realna ocena tego co można osiągnąć w zaplanowanym okresie, zyskanie właściwej równowagi między pracą, a życiem prywatnym.
Jak zarządzać sobą w czasie?
Przede wszystkim musisz wybrać jeden dzień w tygodniu na sporządzenie swojego harmonogramu tygodniowego (co trzeba zrobić w danym okresie, jak i na kiedy). Planując czas na nadchodzący tydzień postaraj się by nie zajmować 100% czasu, bo zawsze coś może Cię zaskoczyć. Najlepszym sposobem na zarządzanie sobą w czasie jest planowanie za pomocą japońskiej metody kaizen, czyli „małych kroków”. Rozpisując plan – koniecznie na kartce lub kalendarzu – zgromadź wszystkie czynności, które potrzeba zrobić w ciągu określonego czasu np. tygodnia i krok po kroku opisuj ich szacowany czas trwania. Istnieje wiele różnych narzędzi do sporządzenia sobie harmonogramu, ale najlepszym jest użycie pióra i papieru. Jest to metoda konserwatywna, ale pozwala na łatwe wprowadzanie danych i późniejsze ich odczytywanie, a także i redagowanie.
Skoro już wiesz, co musisz zrobić w tym tygodniu to podziel te zadania na konkretnie dni uwzględniając wszelkie narzucone terminy oraz ich ważność.
Przygotuj harmonogram w następujący sposób:
Krok 1. Określ ile posiadasz czasu.
Zacznij od ustalenia czasu, który chcesz poświęcić na swoją pracę, czyli określ zasoby. Przy planowaniu czasu bardzo pomocną może być metoda 60/20/20, która polega na tym że planuj maksymalnie 60% czasu dnia, 20% zostawiaj wolne, to będzie tak zwany „bufor” na zadania, które będą wymagały jednak więcej czasu, niż było to zaplanowane i pozostałe 20% czasu zostaw na sprawy niezaplanowane i nieoczekiwane, czyli tak zwane „pożary”.
Krok 2. Sprawy „Must have”
W pierwszej kolejności zaplanuj te czynności, które stanowią twoje kluczowe i najważniejsze obowiązku z punktu widzenia funkcjonowania organizacji oraz te, które mają krótki termin realizacji. Ustalając sprawy ważne i najważniejsze należy kierować się dobrem firmy i poleceniami ze strony szefa.
Krok 3. Zaplanuj sprawy o wysokim priorytecie
Przejrzyj się liście spraw do zrobienia i wyodrębnij te czynności, które potrzebują najwięcej pilności, wydajności i których to nie jesteś w stanie delegować innym. Wyznacz to co jest najważniejsze i powinno być zrobione w pierwszej kolejności.
Postaraj się zorganizować te sprawy w tych porach dnia, kiedy jesteś najbardziej efektywny – na przykład, niektórzy ludzie są najbardziej efektywne rano, podczas gdy inni koncentrują się bardziej efektywnie w godzinach popołudniowych lub wieczornych.
Krok 4. Przewiedź extra-czas
Następnie zaplanuj trochę czasu, aby poradzić sobie z zadaniami nieprzewidzianymi oraz mieć chwilę dla siebie. Doświadczenie pokazuje to, że im bardziej jest nieprzewidywalne zadanie, tym więcej czasu będziesz musiał nad nim spędzić.
Krok 5. Pamiętaj o czasie dla siebie
Zawsze musisz zostawić czas dla siebie, na samoanalizę, zastanowienie się nad tym co już osiągnąłeś, a co jeszcze stoi przed tobą. Ta przestrzeń jest bardzo ważna dla priorytetyzacji.
Krok 6. Analizuj swoje wyniki
Jeśli, do czasu osiągnięcia kroku pięć, zauważyłeś, że masz niewiele czasu dostępnego dla siebie, trzeba cofnąć się do etapów dwa, trzy i cztery, i zadać sobie pytanie, czy wszystkie zadania są absolutnie konieczne. Być może, pewne rzeczy mogą być delegowane lub rozwiązane w bardziej efektywny.
Planowanie to oprawianie przyszłości w ramy teraźniejszości. Gdyby ekipa budowlana nie miała planu domu, mógłby się on różnić od wizji klienta, po zakończeniu prac budowlanych; gdyby firmy produkujące auta, nie dysponowały projektami samochodów, te także mogłyby odbiegać od założeń; gdybyś Ty zaplanował trasę dojazdu do poszczególnych osób w okolicy, zaoszczędziłbyś czas, nerwy i pieniądze.
Tych kilka rad podniesie Twą wydajność i efektywność w pracy. Jest jeden warunek – po przeczytaniu, wciel to w życie. Nawet najprostszy plan ma dużo większą wartość, jeśli jest realizowany, niż taki, który jest tylko na papierze.
„Człowiek planując co rano działania na nadchodzący dzień
i wywiązując się z planu, trzyma w dłoni nić, która przeprowadzi go przez labirynt najbardziej skomplikowanego życia.”
Victor Hugo
