Regularna informacja zwrotna, jest ważnym i konstruktywnym sposobem oceny wkładu pracownika w rozwój firmy. Celem oceny działania, jest zapewnienie pracownikom informacji zwrotnej na temat tego, co robią dobrze, a co wymaga poprawy.
Szefowie i pracownicy często postrzegają informacje zwrotne, jako zło konieczne. Pracownicy obawiają się usłyszeć, że ich efektywność jest niewystarczająca, a menadżerowie starają się znaleźć jak najlepszy sposób, aby zrównoważyć pochwałę i krytykę.
Szef, który nieustannie podkreśla wady i potknięcia swoich podwładnych, częściej będzie produkował niezadowolonych pracowników, niż budował zespół nastawiony na poprawę.
Zapewnienie pozytywnej informacji zwrotnej pracownikowi, chwalenie efektywnego pracownika lub nagradzanie dobrze wykonanej pracy może być trudne zarówno dla nowych, jak i doświadczonych menadżerów. Być może menadżerowie, dla których jest to niewygodna sytuacja, mieli w przeszłości przełożonych, którzy niechętnie udzielali pochwały i pozytywnej informacji zwrotnej?
Skutki braku pozytywnej informacji zwrotnej mogą być szkodliwe dla każdego zespołu. Dobre zachowania, które nie są wzmacniane, mogą stopniowo znikać. Ponadto, pracownicy, którym nie jest udzielana pochwała lub nagroda za dobrze wykonaną pracę mogą powtarzać te same zachowania, gdy sami stają się menadżerami.
„Dostaniesz” znacznie więcej od ludzi, gdy Twoje podejście jest pozytywne i koncentruje się na wzmocnieniu pożądanego zachowania lub możliwości usprawnienia tego, co jeszcze nie działa. Dając pozytywną informację zwrotną wzmacniasz fakt, że osiąganie dobrych rezultatów, konkretne zachowanie, przyczynia się do sukcesu zespołu i powinno być kontynuowane.
Oto 5 wskazówek dla szefów
1. Pierwszą rzeczą, którą każdy menadżer powinien zrobić, to obserwować swój zespół i szukać pozytywnych zachowań wśród pracowników. Po prostu „przyłapuj swój zespół na dobrym”. Kierownik powinien angażować się nie tylko w bezpośrednią obserwację zespołu ? zachowania i postawy swoich pracowników, interakcje pomiędzy pracownikami, ale także zbierać informacje za pomocą narzędzi systemowych, raportów. W praktyce oznacza to również, że pracownik wie i rozumie, że jest „obserwowany” i z jakiego powodu.
2. Ważnym elementem jest to, aby menadżer połączył pożądane zachowanie z konkretną sytuacją. Udzielaj pozytywnego wzmocnienia od razu. Twórz sytuacje, w których pracownik będzie wiedział, o które konkretnie zachowania Tobie, jako przełożonemu chodzi.
3. Omawiaj z pracownikiem istotne dla Ciebie zachowania, które mają pozytywny wpływ na zespół, Klientów, czy firmę. Twórz środowisko samopoznania dla pracownika. Pytaj samego pracownika, jakie jego zdaniem pozytywne zachowania wpływają na te wszystkie ważne dla Ciebie sytuacje.
4. Dyskutuj z pracownikiem o tym, jak stosować te pożądane zachowania i postawy nie tylko w jednej konkretnej sytuacji, ale jak przełożyć je również na inne, nowe sytuacje.
5. Jak często dawać informację zwrotną? To zależy od organizacji, działu i zakresu pracy. Zbyt częste informacje zwrotne, mogą nie dawać wystarczającej ilości czasu pracownikowi na zmianę jego postawy, a tym samym nie zwiększą efektywności jego działań. A też mogą być niepraktyczne, np. mamy zbyt wielu pracowników i nie wystarczy nam czasu.
Tak więc, nie ma prostej i jednoznacznej odpowiedzi, jednak warto stosować tych kilka podstawowych zasad na co dzień, a efekty z pewnością się pojawią.
