W natłoku informacji, zadań i rozterek życia codziennego gubią się takie pojęcia jak ważność, celowość i przede wszystkim zasadność. Czasem, pędzimy 5 dni w tygodniu jak nakręcone robociki, a i tak brakuje nam wciąż czasu na realizację celów. Niestety w szkole wśród ważnych lekcji geografii czy też historii nikt nie mówił o tym jak zarządzać czasem i nie zginąć w samym sobie wśród czeluści świata realnego i tak ważnego teraz „świata wirtualnego”.
Kluczowymi aspektami zarządzania czasem jest zdolność ustalania priorytetów, która polega na decydowaniu, jakie zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, a jakie pozostawić na koniec, bo są mniej istotne. Głównym problemem jest zbyt wiele spraw do załatwienia na raz oraz duża ilość nieistotnych zadań, które wydają się niezbędne. Bez ustalenia ważności często na koniec dnia okazuje się, że po ciężkiej pracy najważniejsze zadania nie zostały dokończone, bądź nawet nierozpoczęte.
KORZYŚCI Z WYZNACZANIA PRIORYTETÓW
- wykonywanie w pierwszej kolejności zadań ważnych i koniecznych,
- praca nad zadaniami najpilniejszymi,
- koncentracja na jednym zadaniu w określonym czasie,
- realizacja zadań w wyznaczonym czasie, dotrzymanie terminów,
- wykonywanie czynności zorientowanych na cel,
- osiąganie wyznaczonych celów w najbardziej efektywny sposób,
- eliminacja zadań, możliwych do zrealizowania przez inne osoby,
- kończenie dnia pracy ze świadomością załatwienia spraw najważniejszych,
- wykonanie zadań, które są miarą osobistej efektywności,
- przebieg pracy i wyniki dają większą satysfakcję,
- zminimalizowanie stresu.
Istotą skutecznej organizacji czasu jest wyznaczenie jasnych priorytetów i stosowanie się do nich. Należy świadomie określić najważniejsze i najbardziej wartościowe zadania do wykonania a następnie na nimi pracować. Przed rozpoczęciem pracy należy zadać sobie pytanie, o najlepsze w danej chwili wykorzystanie czasu.
Brak samodyscypliny w zarządzaniu czasem prowadzi do odkładania najważniejszych spraw na później i angażowanie się w zadania o małej wartości. Określanie priorytetów to również ocena, jakie czynności mogą zostać wykonane później. W związku z dużą ilością zadań do wykonania, aby rozpocząć nowe zadanie należy przerwać dotychczasowe.
Jedną z najpopularniejszych metod ustalania priorytetów jest stosowanie zasady Pareto, zwanej inaczej regułą 80/20. Została ona sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto w 1895 roku. Na podstawie swoich badań stwierdził on, że społeczeństwo dzieli się na dwie grupy: „kluczową mniejszość” i „trywialną większość”. Pierwsza grupa, która obejmowała dwadzieścia procent społeczeństwa kontrolowała osiemdziesiąt procent ogółu włoskich aktywów. Druga, obejmująca osiemdziesiąt procent – jedynie dwadzieścia procent włoskiego majątku. W późniejszych eksperymentach dowiedziono, że reguła ta odnosi się do całej ekonomii.
W zakresie zarządzania czasem i ustalania priorytetów oznacza to, że dwadzieścia procent zadań ma wpływ na osiemdziesiąt procent wartości wszelkich działań. W praktyce wygląda to następująco. Po spisaniu listy dziesięciu rzeczy do zrobienia w ciągu dnia, miesiąca lub innego okresu czasu, dwie z nich są zazwyczaj ważniejsze od pozostałej reszty łącznie. Odpowiednie ustalenie priorytetów sprowadza się do identyfikacji tych nielicznych zadań, które mają kluczowe znaczenie i rozpoczęcie pracy od ich wykonania.
Zacznij definiować priorytety, najlepiej na kartce. W myślach, może Ci coś uciec. Czasem, warto poświęcić 5 minut na podział zadań, by zaoszczędzić ich o wiele więcej.
