Nowy Rok to czas, w którym poza formułowaniem postanowień oraz celów na nadchodzące 12 miesięcy, często robimy podsumowania. W gąszczu tabelek przedstawiamy statystki i oceniamy efekty pracy. Podsumowania te, dotyczą także oceny pracy i stopnia realizacji powierzonych obowiązków przez pracodawców. To tak zwana roczna ocena pracownika.
Najważniejszą zasadą ocen pracowniczych jest udzielanie feedbacku (informacji zwrotnej) zgodnie z obowiązującymi uniwersalnymi metodami kanapki, czy modelu FUKO. Ich głównym założeniem jest udzielanie nie tylko uwag, które bezwzględnie muszą opierać się na faktach ale także i pochwał.
Wśród wielu kierowników i pracowników istnieje przekonanie, iż ocena pracownika to moment w którym wyciąga się negatywne rzeczy, błędy na światło dzienne i dostaje tylko uwagi. Jest to złe podejście! Aczkolwiek sama nazwa nawet u największych optymistów może wywoływać przykre skojarzenia. W kulturze swojej organizacji zaproponuj inną, zastępczą nazwę dla oceny pracowniczej.
Podstawową funkcją spotkań o takim charakterze jest obiektywne określenie sukcesów, umiejętności oraz kompetencji pracownika, które pozwalają na wskazanie mocnych stron oraz kierunków rozwoju. Roczna ocena pracownika powinna kojarzyć się z podwyżką, docenieniem i wskazaniem kolejnych celów oraz obszarów do dalszej pracy, a także rozwoju osobistego. Należy podkreślić, że naczelnym celem takiego spotkania jest zmotywowanie do pracy oraz nakreślenie ścieżki rozwoju, a nie podsumowanie porażek. Źle poprowadzona rozmowa, skutkuje obcięciem skrzydeł i zniechęceniem do podejmowania kolejnych działań na rzecz firmy.
Przed rozmową z pracownikiem przygotuj związane z pracownikiem następujące dokumenty:
- ostatnio wykonaną ocenę pracy,
- zdefiniowane wspólnie cele,
- teczkę z danymi,
- wyniki z ostatniego okresu,
- listę faktów, obserwacji, które zanotowałeś,
- opis stanowiska,
- zakres obowiązków i wymaganych kompetencji na danym stanowisku,
- scenariusz rozmowy.
Warto też przypomnieć o tym, iż bardzo ważne jest to, by wyznaczyć termin oraz miejsce spotkania, a także uprzedzić pracownika czego dotyczyła będzie planowana rozmowa. Ocena pracownicza w biegu, na korytarzu lub zwołana 15 minut przed – nie jest najlepszym pomysłem.
Są różne scenariusze tego typu rozmów, niemniej jednak poleca się, by pierwszy, głos zabrał pracownik, którego zadaniem jest samoocena. Następny krok to ocena pracy przez przełożonego. Na spotkaniu z pracownikiem przeanalizuj kolejno wymienione wyżej dokumenty, a następnie przeprowadź z pracownikiem wywiad na temat tego jakie są jego oczekiwania oraz obawy w związku z jego stanowiskiem oraz powierzonymi obowiązkami, W trakcie rozmowy zbadaj motywację pracownika i sformułuj cele na nadchodzący okres. W przypadku dużej ilości błędów ze strony pracownika należy znaleźć ewentualne źródło niepowodzeń.
Najczęstszymi błędami popełnianymi w czasie rozmów oceniających są: nie udzielenie informacji o celu spotkania, etykietowanie, nadmierna krytyka, brak pochwał oraz motywatorów, generalizowanie, brak koncentracji na faktach oraz nie przygotowanie się pracodawcy. Ponadto w czasie oceny pracowniczej często zapomina się o potrzebie dialogu i wypracowaniu wspólnych rozwiązań.
Ocena pracownika, feedback i roczne podsumowania to narzędzia bez których organizacje, korporacje, a także nawet małe firmy nie mogłyby osiągać sukcesów i realizować postawionych celów. Prowadząc rozmowę oceniająca z pracownikiem, aby osiągnąć pozytywne i przede wszystkim długofalowe skutki, nie zapomnij, iż nadrzędną zasadą systemu ocen pracowniczych jest dokonywanie jej w celu umożliwienia rozwoju pracownika.
