Myślę, iż większości z nas czas przecieka przez palce. Idziemy do pracy, parę spotkań, kilka wysłanych maili, lunch i tak mija 8 godzin. Niby dużo, a w rzeczywistości okazuje się, że wciąż za mało. Gdzie jest więc ten cenny czas? Może w smartphonie, serwisach społecznościowych, przy automacie z kawą, bądź w grach? Często skarżymy się na spadek koncentracji, wydłużające się wykonanie zadań, a co za tym idzie na wieczny brak czasu. Przyczyną tego stanu rzeczy są zazwyczaj rozpraszacze czasu do których zalicza się przede wszystkim social media, internet, rozmowy telefoniczne czy nawet przedłużające się spotkania.
Rozpraszacze czasu można podzielić na zewnętrzne, czyli te które uwarunkowane są czynnikami niezależnymi od nas samych oraz na te które wynikają z wewnętrznej motywacji. Do tych pierwszych w kontekście pracy zawodowej zaliczamy między innymi problemy techniczne, niedoskonały przepływ informacji, błędnie określone zadania, niejasna hierarchia odpowiedzialności służbowej, niedoprecyzowane cele, przedłużające się spotkania czy też braki kadrowe. Natomiast do grupy rozpraszaczy wewnętrznych zaliczamy rozmowy towarzyskie, korzystanie z internetu, brak samodyscypliny, własne błędy, brak asertywności czy też nieumiejętne zarządzanie czasem. Rozpraszacze poza tym, że kradną nam cenny czas to ponadto powodują nawarstwianie się niedokończonych zadań co generuje stres. Kiedy stajesz się zabiegany, zwyczajnie czujesz się przytłoczony i masz skłonność do odkładania rzeczy na później.
Już dziś, przyjrzyj się tym na co poświęcasz swój czas, może notuj to co robisz. Pod koniec tygodnia sprawdź KTO lub CO kradnie twój czas. Być może są to inne osoby lub twoje złe nawyki. Kiedy stworzysz listę swoich rozpraszaczy to wybierz jeden z nich nad którym będziesz bacznie pracował przez najbliższy miesiąc. Jeśli są to na przykład rozmowy telefoniczne to ustal, że będziesz korzystał z telefonu w określonym czasie np. w porze lunchu, wskaż godziny w których nie prowadzisz rozmów zbędnych lub niepilnych. Możesz również ustalić listę kontaktów, od których połączenia musisz zawsze odebrać, a reszta będzie automatycznie wyciszana. Pamiętaj, by oddzwaniać w czasie przerwy lub po zakończeniu zadania. Prowadząc rozmowę, skracaj ją do konkretów i staraj się nie odbiegać od tematu. Pracuj nad wyeliminowaniem tylko jednego czynnika, aż do czasu, kiedy nie będzie on sprawiał problemu. Następnie należy przejść do kolejnego rozpraszacza i postępować analogicznie. Zajmowanie się eliminowaniem kilku czynników jednocześnie może nie być skuteczne. Dobrym nawykiem w walce z pożeraczami czasu jest ustalenie harmonogramu pracy i przerw.
W przypadku pracy nad rozpraszaczami zewnętrznymi musisz w pierwszym kroku ustalić czy masz na nie jakiś wpływ. Trudno będzie zapanować na przykład nad przedłużającymi się spotkaniami z szefem, który lubi się potocznie mówiąc rozgadać. Możesz spróbować wcześniej uprzedzać o swoim harmonogramie zadań i stawiać granicę czasu, a także precyzować przed spotkaniem jego cel. Podobnie jest w przypadku błędów związanych na przykład z niejasnymi poleceniami czy celami – od razu precyzuj, nie zostawiaj na później. Gdy czynnik nie należy do strefy wpływu należy zaakceptować obecny stan i to, czego nie można zmienić.
W organizacji czasu pracy czy nawet czasu prywatnego duże znaczenie ma samodyscyplina i postępowanie według określonych zasad. Nie narzucaj sobie celów niewykonalnych jak na przykład – brak kontaktów osobistych w czasie pracy. To mało możliwe byś nie odczytał smsa od kumpla. Natomiast możesz uporządkować czas, który poświęcasz na tego typu zajęcia. Zacznij już dziś! Pamiętaj, że możesz skorzystać z porad coacha lub wziąć udział w szkoleniach na temat zarządzania czasem.
