Jak wielu z nas jest przysłowiowymi Zosiami Samosiami? Badania pokazują, że co druga osoba nie lubi powierzać wykonania zadań innym. I nie dotyczy to tylko delegowania obowiązków zawodowych ale także i tych codziennych, domowych. „Ja wykonam raport najlepiej, po co będę to zlecał skoro i tak będę musiał poprawić?”
Niechęć do delegowania zadań cechuje szczególnie młodych liderów, którzy przyzwyczajeni są do wykonywania zadań samodzielnie, często bez możliwości zlecania ich innym osobom. Badania prowadzone przez prof. Michael Haselhuhn i prof. Elaine M. Wong pokazały, że chętniej delegują zadania liderzy pewni siebie niż Ci, którzy nie czują się dobrze na swoim stanowisku.
Natomiast delegowanie opłaca się każdemu, bo zyskuje się cenny czas, a także angażuje członków swojego zespołu w działalność organizacji.
Do najczęstszych blokad powierzania zadań innym należą strach przed powierzeniem/podzieleniem się obowiązkami, a także myślenie, że ktoś zrobi coś lepiej, obawa przed utratą czasu i brak zaufania do innych. Często nieprawidłowe delegowanie zadań prowadzi do poczucia frustracji u obu stron. Dzieje się tak dlatego, że nieraz źle pokierujemy osobę lub pojawiają się po drodze błędy w komunikacji. Pierwszą zasadą dzielenia się odpowiedzialnością jest wybranie odpowiedniej osoby do konkretnego zadania. Przeanalizuj jakie kompetencje będą potrzebne do realizacji zadania lub który z pracowników mógłby w danym obszarze poszerzyć swoją wiedzę.
Zlecając zadanie, ważnym punktem jest powiedzenie dlaczego właśnie tą osobę się wybiera. Ludzie chętniej podejmują się nowych, dodatkowych obowiązków, jeśli mają świadomość korzyści z tym związanych. Powodem może być rozwój zawodowy pracownika, zwiększenie zakresu jego kompetencji i przekazanie odpowiedzialności. Motyw powinien być też motywacją i pozytywnym wzmocnieniem do realizacji obowiązku. Następnie przedstaw dokładnie cel zadania, a także wyznacz kamienie milowe w których omówicie postęp prac. Łatwiej korygować wykonanie zadania w trakcie niż poprawiać całość. Po wytłumaczeniu poproś pracownika o sparafrazowanie wypowiedzi, by upewnić się, iż zostałeś dobrze zrozumiany. Wskaż również terminy i określ zasoby, a także ewentualną gratyfikację.
Jako lider musisz być przygotowany na ewentualne błędy lub to, że pracownik zrobi coś inaczej lub nie po twojej myśli. Bądź tolerancyjny!
Delegowania zadań nie można się bać! Pracownik na początku może nie być zadowolony z dodatkowej pracy, ale po czasie doceni to i może nawet poczuć się wyróżniony. Badania pokazują, że dzielenie się odpowiedzialnością podnosi wydajność, skuteczność i wpływa na zadowolenie pracowników.
Delegowanie „odciąży” Cię, pozwalając skupić się na działaniach zarządczych, a z drugiej strony pomoże zarządzać rozwojem pracowników.
