Czy umiejętność planowania to dobra cecha? A co jeśli plany nie realizują się wedle naszych myśli i to przysparza nam przykrych emocji? Umiejętność planowania to pożądana kompetencja zarówno przez pracodawców jak i w życiu codziennym. Osoby, żyjące spontanicznie, z minuty na minutę, tak zwane lekko duchy często czegoś zapominają lub nie finalizują zadań na czas, bo często im go już nie starcza. Natomiast nadmierne skoncentrowanie się na planach i obsesyjne ich kontrolowanie nie sprzyja ani jednostce, bo wywołuje w niej napięcie, ani otoczeniu.
Często mówimy o tym, że ktoś jest uparty i egoistyczny. W naszym rozumieniu oznacza to nic innego jak tylko to, iż taka osoba, chce żeby wszystko przebiegało wedle jej planów. Nic co jest w skrajności nie jest dobre! Stąd planować trzeba z rozsądkiem.
Pierwszą zasadą w planowaniu jest to, iż należy z góry założyć, że plan może się nie zrealizować. Wtedy może zaistnieć potrzeba wdrożenia dodatkowych wariantów. Plan to zarys, a nie mus. A jak coś nie wyjdzie, to należy postawić sobie pytanie czy mam na to wpływ? Jeśli nie, to plan należy zmienić, stąd druga cecha planowania to elastyczność.
Drugą zasadą planowania jest zastosowanie metody 60 do 40. Zaplanuj 60% czasu, a resztę czyli 40% pozostaw na sytuacje niezaplanowane! Metoda mówi o tym, iż gospodarujemy maksymalnie 60% czasu dnia, 20% zostawiamy niezaplanowane, to tak zwany „bufor” na zadania, które będą wymagały jednak więcej czasu, niż było to zaplanowane i pozostałe 20% czasu przeznaczamy na sprawy niezaplanowane i nieoczekiwane, czyli tak zwane „pożary”. Planując czas, warto zorganizować sobie 30 minut na przerwy.
Trzecia zasada to określenie swojego minimum i maksimum, czyli określ co dla Ciebie jest ważne, co powinno zostać bezwzględnie zrealizowane. A co możesz odpuścić lub przełożyć na inny termin. Zadaniom, które są na liście rzeczy do wykonania należy również nadać priorytety. Realizację zadań zacznij od tych najistotniejszej lub najtrudniejszej. Czynności, które trwają krótko (około 2-3 minut) realizuj od razu.
Planowanie to proces, który pomaga człowiekowi myśleć w kategoriach „od ogółu do szczegółu”. Atutami planowania są: możliwość kontroli podejmowanych działań w ciągu dnia, terminowa realizacja zadań, realna ocena tego co można osiągnąć w zaplanowanym okresie, zyskanie właściwej równowagi między pracą, a życiem prywatnym. Dobry plan cechuje się elastycznością, realnością oraz zdefiniowanymi celami.
